Trong thế giới của công nghệ, kết nối và điện thoại thông minh hiện nay, công việc được thực hiện ở mọi nơi — tại bàn, tại hành lang, tại sân bay, tại trụ sở của khách hàng, khi chờ thang máy, hoặc tại bàn ăn. Công việc cố định, nhưng môi trường làm việc linh hoạt.
Đầu tiên, ta bàn về môi trường làm việc tại văn phòng. Thiết kế nơi làm việc đóng vai trò rất quan trọng. Steelcase, công ty tiên phong trong việc nghiên cứu và thực hành thiết kế nơi làm việc, đã chứng minh rằng: những nhân viên gắn bó với doanh nghiệp nhất là những người được trao quyền kiểm soát địa điểm và cách thức làm việc. Ví dụ: họ được tạo điều kiện làm việc trong riêng tư khi cần. Giữa mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp và sự hài lòng đối với không gian làm việc tồn tại sự tương quan gần như là tuyệt đối.
Vậy một không gian làm việc có khả năng thúc đẩy sự gắn bó và năng suất của nhân viên sẽ trông như thế nào? Nó sẽ đóng hay mở? Nhân viên có không gian làm việc riêng tư hay không? Nhân viên có được phép làm việc tại nhà mà không đến văn phòng không? Nếu có, nhân viên có nên làm việc tại nhà hoàn toàn hay không? Hay ta nên yêu cầu nhân viên đến văn phòng?
Theo một khảo sát được Pew Research Center thực hiện vào tháng 12/2020, chỉ 1/5 những nhân viên với đặc thù công việc có thể làm việc từ xa được phép làm việc tại nhà trước thời điểm đại dịch. Tuy nhiên, trong đại dịch, 71% nhân viên làm việc tại nhà hoàn toàn hoặc gần như hoàn toàn. Đa phần họ đều dễ dàng đáp ứng thời hạn và tiến độ của công việc, dự án mà không gặp nhiều gián đoạn. Những nhân viên này còn tìm thấy động lực trong công việc.
Những nghiên cứu của The Josh Bersin Company đã chỉ ra rằng: mức độ gắn bó của nhân viên khi làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng là như nhau. Thậm chí, Josh Bersin ghi nhận mức độ gắn bó với nơi làm việc và công việc của nhân viên khi làm việc từ xa đạt mức cao nhất trong suốt nhiều năm nghiên cứu và phân tích. Nhân viên có cảm nhận rất tích cực về làm việc từ xa, và khi ấy số điểm họ dành cho người quản lý trực tiếp cũng không giảm so với khi làm việc tại văn phòng.
Hơn một thập kỷ vừa qua, các chuyên gia đã dự đoán công việc trong tương lai sẽ trở nên linh hoạt hơn. Nhân viên sẽ được phép lựa chọn địa điểm và thời gian làm việc thích hợp nhất. Chính đại dịch đã thúc đẩy xu hướng này diễn ra nhanh hơn.
Joe Whittinghill, Phó Chủ tịch Nhân sự tại Microsoft, chia sẻ rằng: “dẫu công nghệ không thể mang lại giải pháp thay thế cho kết nối trực tiếp giữa người với người, nó chắc chắn sẽ thúc đẩy năng suất, khả năng phục hồi, sức sáng tạo và sự kết nối của các doanh nghiệp một cách mạnh mẽ”. Kể từ 2021, Microsoft bắt đầu cung cấp các cơ hội làm việc linh hoạt cho nhân viên. Rất nhiều các tổ chức khác cũng áp dụng chính sách làm việc linh hoạt. Điểm chung là họ đều nhấn mạnh vào quyền tự chủ và quyền được lựa chọn — nhân viên bất kể vị trí, cấp bậc được phép làm việc theo cách thức phù hợp, thoải mái nhất.
Khi ấy, các công ty cũng cần thiết kế lại không gian làm việc tại văn phòng sao cho hấp dẫn và đáp ứng được các nhu cầu của nhân viên, cũng như thiết lập không gian làm việc trực tuyến dễ tiếp cận, thuận tiện nhất. Hướng tiếp cận lấy con người làm trung tâm trong quản trị Nhân sự được coi là chiến lược thành công trong bối cảnh biến động như hiện nay. Báo cáo về xu hướng Nhân sự 2021 của Deloitte đã chỉ ra rằng: những doanh nghiệp tích hợp các chủ đề về
hạnh phúc của nhân viên vào thiết kế công việc và văn phòng sẽ có khả năng thúc đẩy tinh thần và thành tích của nhân viên một cách bền vững. Các chủ đề ấy là:
sự hài lòng về sự nghiệp, quan hệ xã hội, sức khỏe tài chính cá nhân, sức khỏe thể chất, và sự hài lòng đối với cộng đồng, môi trường sống.