Xây dựng văn hóa tổ chức: 7 bước cho mọi doanh nghiệp nhỏ

bởi TalentSite Editorial Team

15/04/2022

Hiện nay, các ứng viên đang có nhiều lựa chọn để đầu quân cho các doanh nghiệp hơn bao giờ hết. Nói cách khác, hoạt động tuyển dụng đang xoay quanh ứng viên, và doanh nghiệp buộc phải nỗ lực nhiều hơn nữa. Đối với doanh nghiệp nhỏ, điều này có nghĩa rằng để thu hút ứng viên thành công, doanh nghiệp cần tạo sự khác biệt so với các công ty trên thị trường - và văn hóa doanh nghiệp là chìa khóa quan trọng nhất.

Chúng ta đã nghe không ít những lời ca tụng về văn hóa tổ chức của các gã khổng lồ công nghệ như Google, Netflix; hay những đế chế bán lẻ như Zappos (và danh sách còn dài). Tuy nhiên, hãy thẳng thắn với nhau rằng: các doanh nghiệp nhỏ không thể sao chép những ví dụ trên. Bạn không có đội ngũ nhân sự khổng lồ với ngân sách dồi dào; không thể xây dựng các phúc lợi như trung tâm chăm sóc sức khỏe ban ngày, cửa hàng cắt tóc tại chỗ hay các lợi ích vượt trội khác đang được cung cấp bởi các “ông lớn” đa quốc gia.

Không thể mang lại các phúc lợi xa xỉ trên, không có nghĩa các doanh nghiệp nhỏ được phép lơ là trong việc xây dựng văn hóa tổ chức. Doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có khả năng tạo ra văn hóa tổ chức hiệu quả, khiến hầu hết các công ty trên thị trường phải lấy giấy bút để học hỏi. Tôi không có ý đánh giá thấp công ty lớn - họ đang làm rất tốt. Nhưng doanh nghiệp nhỏ cần một sự chuyển đổi trong tư duy, từ việc mơ tưởng “chúng ta có thể làm gì nếu có ngân sách lớn?” sang tư duy thực tế - “chúng ta hiện có thể cung cấp những giá trị gì mang ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết nhân viên?”.

Gần đây, tôi có dịp trò chuyện với chủ của hai doanh nghiệp nhỏ, hoạt động trong hai lĩnh vực khác hoàn toàn. Câu chuyện xoay quanh việc họ định hình, tạo dựng và đo lường văn hóa tổ chức thành công. Dựa trên những bài học ấy, sau đây là 7 bước doanh nghiệp nhỏ xây dựng văn hóa tổ chức tuyệt vời:

Bước 1: Xác định văn hóa tổ chức và các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn theo đuổi

Michael Monteiro, CEO của Buildium (một công ty công nghệ có trụ sở tại Boston) tin rằng: để xây dựng văn hóa tổ chức thành công, doanh nghiệp phải trả lời ba câu hỏi sau:

- Tại sao công ty được ra đời?
- Những giá trị công ty theo đuổi là gì?
- Tầm nhìn của công ty là gì?

Michael thừa nhận rằng trong những năm đầu của Buildium, việc xác định văn hóa tổ chức rất khó khăn vì anh chưa trả lời ba câu hỏi nền tảng trên. “Trong những năm đầu, chúng tôi chỉ mong tồn tại. Nhưng khi thời gian trôi qua, mọi nhân viên đều muốn biết hướng đi sắp tới của công ty”.

“Đừng trì hoãn những gì quan trọng” - anh khuyên.

“Hãy tập trung vào văn hóa của bạn càng sớm càng tốt. Các ưu đãi như đồ uống miễn phí, đồ ăn nhẹ miễn phí, bàn bóng bàn sẽ khiến mọi người giải trí một lúc. Nhưng cuối cùng, họ muốn biết chúng ta đang đi đâu và tại sao chúng ta lại làm công việc này hàng ngày. Nếu không xác định được văn hóa tổ chức, nhân viên sẽ sớm mất đi sự tin tưởng với công ty và quay gót rời đi. Cũng như nếu không có văn hóa tổ chức, sẽ rất khó để người điều hành đưa ra quyết định”.

Điều quan trọng là bạn cần đảm bảo các giá trị trên là một phần trong trải nghiệm hàng ngày của nhân viên. “Đừng chỉ treo các giá trị trên tường. Đó phải là các giá trị chân thực mà công ty và con người trong công ty cần theo đuổi. Sau đó, hãy tự hỏi rằng chúng được thể hiện qua những hành động cụ thể nào, và công ty cần làm những gì để khuyến khích mọi người làm theo những giá trị ấy", Michael nói thêm.

Bước 2: Xem xét văn hóa tổ chức hiện tại

Sarah Larson, Partner và CHRO tại Third Rock Ventures, có rất nhiều kinh nghiệm xây dựng văn hóa tổ chức xuyên suốt sự nghiệp của mình. Third Rock Ventures là một công ty đầu tư mạo hiểm hỗ trợ thành lập và xây dựng các công ty Khoa học Đời sống và Công nghệ Sinh học. Ngắn gọn lại, xây dựng văn hóa trong các công ty khởi nghiệp là điều mà Sarah đã làm không biết bao nhiêu lần.

Khi được hỏi về cách cô ấy bắt đầu xây dựng văn hóa công ty từ trang giấy trắng, Sarah nói: “Văn hóa bắt đầu khi người đầu tiên đặt chân vào công ty. Dù họ đến làm việc cho công ty trong hoàn cảnh nào, thì chính tập hợp niềm tin và giá trị của họ sẽ định hình văn hóa của tổ chức. Sẽ không mất nhiều thời gian (đến khi tổ chức có từ 5-10 nhân viên) để chúng ta có thể cảm nhận về một văn hóa tổ chức rõ ràng”, cô nói. “Đây là lúc bạn có thể bắt đầu chủ động thực hiện các thay đổi nếu bạn muốn”.

Sarah nêu ví dụ: nếu bạn lo lắng về mức năng lượng thấp trong nhóm của mình (có lẽ họ quá thoải mái), hãy thuê những người có nhiều năng lượng hơn. Hoặc nếu bạn cảm thấy đang có quá nhiều “tư duy nhóm” (mà thiếu đi tư duy độc lập) - vì có lẽ nhân viên chỉ đến từ các công ty khởi nghiệp hoặc từ công ty dược phẩm lớn - hãy thay đổi nó. “Xây dựng công ty từ trang giấy trắng thực sự là cách xây dựng văn hóa dễ dàng nhất. Thay đổi văn hóa khi nó đã ăn sâu mới thực sự khó nhằn”, cô nói.

Cuối cùng, trong những bối cảnh văn hóa tổ chức mới được định hình, chớ đừng đánh giá thấp vai trò của Hội đồng quản trị và tác động của của họ lên văn hóa tổ chức. “Hãy đầu tư vào văn hóa hội đồng quản trị nhiều như cách bạn làm với văn hóa công ty. Đối với các công ty nhỏ, hội đồng quản trị thường kết nối mật thiết với tổ chức và do đó có tầm ảnh hưởng rất lớn đến văn hóa.”

Bước 3: Tuyển dụng một chuyên gia quản trị nguồn lực

Mỗi nhân viên mới với tính cách, lý lịch khác nhau sẽ ảnh hưởng lên văn hóa tổ chức theo những cách khác nhau. Sarah cho biết có một người có thể giúp tạo ra khác biệt lớn trong giai đoạn đầu của quá trình xây dựng văn hóa - đó chính là chuyên gia quản trị nguồn lực (people professional).

“Tôi tin rằng một trong những nhân viên quan trọng nhất và nên được chiêu mộ sớm nhất là chuyên gia quản trị nguồn lực. Bạn cần một chuyên gia với những hiểu biết về văn hóa tổ chức để giúp thúc đẩy và theo dõi tiến độ cũng như sự hiệu quả của văn hóa”, cô ấy nói.

Một nhân viên Nhân sự vận hành (HR Operations) không đồng nghĩa với một chuyên gia quản trị Nguồn lực (people professional). Sarah chia sẻ: “Nhiều người mắc sai lầm khi nghĩ rằng chỉ vì ai đó là chuyên gia HR, họ sẽ hiểu được văn hóa tổ chức. Suy nghĩ này hoàn toàn sai. Hãy tự hỏi bản thân, người này đã bao giờ được chứng kiến và là một phần của một văn hóa tổ chức tuyệt vời chưa? Vì nếu không có trải nghiệm thật, làm sao họ có thể tạo ra điều tương tự?”

Mặc dù chuyên gia People Professional đóng góp rất lớn trong nỗ lực xây dựng văn hóa tổ chức, nhưng đừng đặt tất cả trách nhiệm lên một người. “Văn hóa không chỉ là vai trò của phòng Nhân sự. Văn hóa phải là ưu tiên của tất cả mọi người, là tầm nhìn chiến lược hàng đầu”, Sarah bổ sung.

Ngoài ra, khi liên tục nghe về các sự kiện và hoạt động thú vị ở một số văn hóa tổ chức tại các công ty được ngưỡng mộ nhất, chúng ta cần nhớ rằng những hoạt động và sự kiện này là con dao hay lưỡi đối với công ty nhỏ. “Văn hóa không đồng nghĩa với các sự kiện giao lưu. Đừng tạo ra một loạt các trò vui và nghĩ rằng mọi người sẽ vui vẻ và gắn kết với nhau thông qua chúng. Các công ty nhỏ rất bận rộn. Các hoạt động trên tốn không ít thì giờ dành cho công việc của mọi người. Vì vậy, hãy tận dụng thời gian để tạo ra giá trị”, Sarah lưu ý.

Bước 4: Đầu tư thời gian xây dựng thương hiệu nhân tài (talent brand)

Thương hiệu nhân tài là những gì nhân viên của bạn nghĩ, cảm nhận và chia sẻ về công ty của bạn như một nơi để làm việc.

Michael nói: “Tôi rất tin tưởng vào sức mạnh của thương hiệu nhân tài và tầm quan trọng của việc thể hiện văn hóa tổ chức thông qua các kênh khác nhau. “Trong cuộc chiến giành nhân tài ngày nay, mọi công ty luôn ở thế chủ động. Vì vậy, hãy nâng cao mức độ gắn kết với ứng viên: kết nối với họ trước khi họ gặp bạn ngoài đời, khuyến khích họ chia sẻ quan điểm ​​khi truy cập website, từ đó ta có thể đánh giá được kỳ vọng mà họ dành cho doanh nghiệp”.

Sarah bất ngờ khi chỉ có ít các công ty công nghệ sinh học đang xây dựng thương hiệu nhân tài. “Khi tôi còn làm việc tại Foundation Medicine, công ty chúng tôi tiên phong áp dụng thương hiệu nhân tài trong lĩnh vực công nghệ sinh học. Đây nổi tiếng là một lĩnh vực an toàn, nhàm chán trong việc xây dựng thương hiệu. Đi ngược lại với xu hướng chung, chúng tôi đã gặt hái những kết quả tăng trưởng theo cấp số nhân”.

Michael chia sẻ rằng Buildium cũng hiểu tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu nhân tài. “Hãy sử dụng văn hóa và giá trị của tổ chức để tuyển dụng”, anh ấy nói. “Bạn muốn những ứng viên tiềm năng hiểu rõ và khát khao trở thành một phần của công ty. Nếu nhân viên mới nào cũng thấu hiểu được tầm nhìn và đồng cảm với những giá trị quan trọng mà tổ chức theo đuổi, thì tất cả mọi người có thể hiệp lực để nhanh chóng chinh phục các mục tiêu kinh doanh”.

Bước 5: Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng để đảm bảo việc thu hút ứng viên phù hợp

Trong lĩnh vực tuyển dụng, “chiếm lợi thế về mặt thời gian (khi cạnh tranh với công ty khác) là chiến thuật hiệu quả. Vì doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng mắc lỗi và lập tức sửa sai,” Sarah chia sẻ. Như đã nói, nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn đến văn hóa tổ chức. Thông thường, tôi thấy rất nhiều doanh nghiệp nhỏ tuyển dụng dựa trên kỹ năng (skill-based) từ rất sớm (do nhu cầu), nhưng đồng thời không đủ chú trọng vào yếu tố văn hóa khi đánh giá ứng viên.

Dưới đây là một số cách giúp bạn sửa sai nhanh chóng, đảm bảo quy trình tuyển dụng của bạn được thiết lập để thu hút nhân tài phù hợp:

Getty Images

> Xem toàn bộ tài nguyên quản trị nguồn nhân lực

Bản gốc: Building Company Culture: 7 Steps for Every Small Business

Đảm bảo các ứng viên hiểu và trân trọng văn hóa và giá trị của doanh nghiệp

Tối ưu hóa quy trình phỏng vấn bằng cách sử dụng nhiều người phỏng vấn. Không ai, cho dù người đó có giỏi đến đâu đi chăng nữa, có thể đánh giá toàn diện ứng viên chỉ với 45 phút. Hãy giao cho mỗi người phỏng vấn một khía cạnh mà họ cần khai thác ở ứng viên trong các buổi phỏng vấn (kỹ năng, sự phù hợp với văn hóa, kinh nghiệm, v.v.). Bạn sẽ xây dựng được các cuộc trò chuyện đa dạng, sâu sắc với ứng viên, từ đó có cái nhìn chân thực, toàn diện về ứng viên hơn.

Ưu tiên thái độ hơn kỹ năng và kinh nghiệm: Là một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển, chúng ta thường muốn tuyển người có thể lập tức đảm nhận các công việc mà doanh nghiệp đang cần mà không qua đào tạo. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả trước mắt, nhưng liệu nhân viên có gắn bó cùng bạn trong nhiều năm sau khi nhu cầu về đầu việc ấy không còn nữa? Tôi chứng kiến nhiều khách hàng thành công trong tuyển dụng khi thuê những người dù chỉ đáp ứng được 6-7/10 yêu cầu về kỹ năng, nhưng rất phù hợp về mặt văn hóa và thực sự hào hứng với công việc. Họ có xu hướng gắn bó lâu dài và có khả năng đảm nhiệm các vị trí khác nhau khi công ty phát triển.

Không thuê những người tương đồng: Một ứng viên “phù hợp với văn hóa tổ chức” (culture fit) không có nghĩa là họ suy nghĩ giống hoặc hành động giống hệt bạn và các thành viên trong nhóm. Hãy nghĩ về họ như một sự “bổ sung văn hóa” (culture add) - một người có khả năng mang lại luồng sinh khí mới, xuất phát từ kinh nghiệm, quan điểm khác biệt của họ. Việc hiểu được điều này khi tuyển dụng giúp xây dựng văn hóa tổ chức thực sự cân bằng và đa dạng.

1.

2.

3.

4.

Bước 6: Không ngừng củng cố các giá trị cốt lõi

Việc có các chương trình và sáng kiến diễn ra thường xuyên nhằm củng cố các giá trị cốt lõi là chìa khóa để giữ cho văn hóa phát triển mạnh mẽ. “Tất cả các giải thưởng của chúng tôi đều được đề cử bởi đồng nghiệp. Đây là cách tuyệt vời để tôn vinh những luôn sống theo giá trị của tổ chức và còn hơn thế nữa”, Michael kể.

Một số giải thưởng bao gồm: The Founders Award - giải thưởng thường niên được trao cho nhân viên thể hiện tốt nhất các giá trị cốt lõi cũng như tinh thần của một “Buildian", hay Core Value “Animal” Award - giải thưởng hàng tháng được trao cho nhân viên thể hiện tốt nhất các giá trị cốt lõi.

Các chương trình giá trị cốt lõi khác của Buildium bao gồm “Volunteer Weeks” diễn ra bốn lần trên một năm và các cuộc họp trao đổi cởi mở hàng tháng diễn ra trên toàn công ty. Michael tin rằng việc giúp nhân viên sống với các giá trị cốt lõi cũng giúp định hình văn hóa ứng xử và giao tiếp với khách hàng.

“Tôi tâm đắc với một số hành động nhỏ nằm ngoài các chương trình và sáng kiến văn hóa của công ty: như gửi hoa cho khách hàng khi chúng tôi biết về kỷ niệm 30 năm ngày cưới của họ; đặt xe Uber cho khách hàng khi họ cần giúp đỡ; chuẩn bị và gửi cho đồng nghiệp những suất ăn khi họ và gia đình phải trải qua khó khăn. Bạn sẽ không tìm thấy những ví dụ trên trong bất kỳ văn bản hay sổ tay hướng dẫn nào của công ty. Đơn giản là họ đã thực sự hiểu và thể hiện một cách tự nhiên những giá trị cốt lõi của Buildium. Đây thực sự là văn hóa tổ chức mà chúng tôi rất tự hào”, Michael nói.

Bước 7: Đo lường xem văn hóa có đang thu hút và gắn kết nhân tài một cách hiệu quả hay không

Trong trường hợp doanh nghiệp không có công cụ và nguồn lực để quản lý văn hóa tổ chức, làm thế nào để đo lường xem liệu ứng viên có tin tưởng và muốn trở thành một phần trong văn hóa ấy hay không?

Để làm được điều đó, Michael đo lường thứ mà anh ấy gọi là “Niềm tự hào của nhân viên”.

Anh nói: "Chúng tôi đo lường hiệu quả của văn hóa tổ chức theo một số cách, bao gồm khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên, tỷ lệ giới thiệu của nhân viên, tỷ lệ chủ động nghỉ việc; thu thập xếp hạng nhân viên và các đánh giá trực tuyến. Từ đó, tôi biết được liệu mình có đang đi đúng hướng trong việc tạo ra trải nghiệm lý tưởng cho nhân viên và ứng viên hay không”.

Tuy nhiên, Michael cũng lưu ý rằng bạn chỉ có thể đo lường được một phần của văn hóa thông qua các chỉ số. “Chúng tôi thấy rằng những thứ không thể đo lường được cũng rất quan trọng. Cụ thể, đó là những gì xảy ra xung quanh bạn, có thể được nhìn thấy và cảm nhận. Về phần mình, chúng tôi luôn đặt câu hỏi như: “Liệu điều này có giúp nhân viên cảm nhận rằng đây nơi tốt nhất mà họ từng làm việc?” và “Chúng ta đã chạm đến tiêu chuẩn cao nhất có thể trong việc phục vụ nhân viên hay chưa?” Nỗ lực trên đã được đền đáp qua kết quả: một môi trường làm việc nơi các nhân viên luôn nâng đỡ lẫn nhau và luôn dốc sức, thậm chí vượt lên giới hạn để phục vụ khách hàng”.

Sarah cho rằng bộ phận tuyển dụng cũng có thể giúp cung cấp các chỉ số đo lường văn hóa. "Bạn có thành công thu hút nhân tài mà không phải tăng các đãi ngộ lên mức trên trời hay không?". Sarah cũng nói rằng doanh nghiệp có thể nhìn vào các kết quả mấu chốt: “Hầu hết doanh nghiệp bỏ qua năng suất và đôi khi là doanh thu như để đo lường mức độ gắn kết của nhân viên. Một nhân viên hạnh phúc sẽ thể hiện tốt hơn trong công việc. Đây chính là chân lý."

Như đã nói từ đầu, không có phòng tập yoga hay phòng gym tại văn phòng nào - chỉ có một số ví dụ và lời khuyên hết sức thực tế, không yêu cầu ở doanh nghiệp nhỏ ngân sách lớn và nhiều nguồn lực. Xây dựng văn hóa tổ chức là một trong những nỗ lực quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào - và nếu chịu khó đầu tư chất xám và thời gian xây dựng văn hóa tổ chức, bạn sẽ có cho mình một đội nhóm làm việc hiệu quả và gắn bó cao.