Dựa trên kinh nghiệm 20 năm áp dụng các nguyên tắc lấy con người làm trung tâm tại công ty tư vấn Pariveda Solutions, tác giả Margaret Rogers đưa ra hướng dẫn 5 bước giúp doanh nghiệp thiết kế và điều chỉnh các chương trình học tập và phát triển để phát triển và gắn kết nhân viên một cách tốt nhất.

Chúng ta đang ở giữa cuộc cách mạng việc làm. Toàn cầu hóa và sự trỗi dậy của trí tuệ nhân tạo, đi kèm với thế hệ người tiêu dùng với kỳ vọng cao về trải nghiệm thương hiệu — những yếu tố này đã thôi thúc các doanh nghiệp xem xét nghiêm túc về phương pháp thu hút và quản trị nhân tài. Những nhân viên với khả năng bắt kịp với tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh — được thể hiện qua năng lực thích nghi, sự hiểu biết về công nghệ và năng lực quản lý con người — đang được thị trường tuyển dụng khát khao hơn bao giờ hết. Nhưng các nhà tuyển dụng hiện nay gặp không ít khó khăn trong việc thu hút và giữ chân họ.

Lương thưởng và phúc lợi là công cụ phổ biến mà các doanh nghiệp sử dụng để cạnh tranh thu hút nhân tài. Nhưng liệu công cụ này đã đủ hiệu quả hay chưa khi xét đến số liệu về chi phí nghỉ việc (turnover cost) sau đây — 600 tỷ đô la vào năm 2018 và 680 tỷ đô la vào năm 2020, theo báo cáo từ Viện việc làm dự đoán một trên mỗi bốn nhân viên đang có ý định nghỉ việc ở công ty hiện tại. Và nguyên nhân của một phần ba số nhân viên nghỉ việc ấy là do thiếu sự hỗ trợ của cấp quản lý và thiếu cơ hội học tập và phát triển.

Do đó, giải pháp để giữ chân nhân tài nằm ở việc xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân tài hiệu quả hơn. Song tôi cũng từng nghe rất nhiều từ các lãnh đạo doanh nghiệp rằng họ không thể đạt được mục tiêu mà các chương trình Nhân sự đặt ra, dẫu cho chúng được xây dựng chi tiết và công phu. Vấn đề lớn nhất nằm ở việc những chương trình này không được thiết kế để phục vụ tốt nhất cho người dùng, mà trong trường hợp này là nhân viên.

Tôi đã dành sự nghiệp của mình để vận dụng các nguyên tắc thiết kế lấy người dùng làm trung tâm — đặt người dùng lên trên hết để đảm bảo sự thành công của mọi sáng kiến kinh doanh. Nguyên tắc này cũng cần được áp dụng cho các chương trình, sáng kiến phát triển nhân tài.

Dù training là rất cần thiết trong việc xây dựng các kỹ năng mới cho doanh nghiệp, đây mới chỉ là bước đầu để đạt được các mục tiêu Nhân sự lớn. Dựa trên trải nghiệm của tôi, những chương trình phát triển nhân viên hiệu quả nhất diễn ra không qua các chương trình đào tạo chính thức, mà là qua các trải nghiệm nhỏ lẻ: những cơ hội học tập và đào tạo tại chỗ được thiết kế dựa trên nhu cầu và mong muốn của từng nhân viên.

Tưởng chừng như rất khó để cung cấp trải nghiệm học tập và phát triển cá nhân hóa dành cho mọi nhân viên, nhưng thực chất mọi doanh nghiệp đều có thể làm được điều này một khi đội ngũ quản lý tạo ra văn hóa học tập trong doanh nghiệp. Sau đây là các bước chi tiết:

1) Bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi để hiểu hơn về nhân viên. Thấu hiểu là yếu tố cơ bản của nguyên tắc thiết kế lấy người dùng làm trung tâm. Giống như doanh nghiệp cần hiểu khách hàng để cung cấp những sản phẩm hữu ích nhất, người quản lý cần hiểu nhu cầu của nhân viên nhằm đưa ra các cơ hội học tập lý tưởng nhất. Và đặt câu hỏi là cách hiệu quả nhất để khai thác “insights” từ nhân viên.

Quản lý có thể bắt đầu bằng việc tổ chức các cuộc họp 1:1 với từng nhân viên. Ngoài việc check in tiến độ cá nhân, người quản lý có thể đặt câu hỏi xoay quanh những kỹ năng mà nhân viên tự tin nhất và những kỹ năng mà họ muốn trau dồi. Cũng đừng quên hỏi về những khó khăn trong công việc mà nhân viên đang đối mặt.

Tham khảo một số câu hỏi ví dụ sau đây để khai thác insights từ nhân viên:

Lấy nhân viên là trung tâm khi thiết kế các chương trình học tập và phát triển

bởi TalentSite Editorial Team

09/05/2022

Dmytro Lastovych/Getty Images

> Xem toàn bộ tài nguyên quản trị nguồn nhân lực

Bản gốc: A Better Way to Develop and Retain Top Talent

-

Trong các cuộc họp này, hãy tích cực lắng nghe và giữ được thái độ quan tâm thay vì phán xét. Bạn có thể đóng chiếc laptop lại và ghi chú bằng sổ tay truyền thống. Một tip hữu ích khác là hãy lặp lại những gì nhân viên chia sẻ để xác nhận bạn đang hiểu đúng về họ.

2) Tạo ra các cơ hội học tập và phát triển tại chỗ. Một khi người quản lý đã xác định được các nhu cầu kỹ năng của mỗi nhân viên, hãy tạo ra cơ hội giúp họ trải nghiệm và trau dồi. Đào tạo “đứng lớp” tuy có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn có khuyết điểm lớn về độ trễ về mặt thời gian. Ngược lại, việc tạo ra các cơ hội học tập và phát triển tại chỗ sẽ nhanh chóng, kịp thời hơn rất nhiều. Dù lớn hay nhỏ, các trải nghiệm học tập tại chỗ khi diễn ra liên tục sẽ giúp nhân viên bước ra khỏi vùng an toàn của mình để trải nghiệm nhiều hơn và có được sự tự tin trong công việc.

Ví dụ, hãy tưởng tượng một nhân viên của bạn đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp thẳng thắn với đồng nghiệp. Trong cuộc họp 1:1 với người quản lý là bạn, người nhân viên này bộc lộ sự khó khăn khi cộng tác với một nhân viên khác. Bạn có thể biến tình huống này thành một cơ hội học tập tại chỗ. Dưới cương vị là người quản lý, bạn có thể cùng họ nhập vai nhằm cải thiện kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp hoặc giúp họ thiết lập kế hoạch hành động. Bằng cách này, bạn đang giúp nhân viên luyện tập và cải thiện kỹ năng trong một môi trường an toàn, thay vì đưa ra những trải nghiệm lý thuyết đơn thuần. Khi gặp những khó khăn tương tự trong tương lai, nhân viên của bạn sẽ có công cụ để giải quyết vấn đề.

Do đó, giúp nhân viên coi mọi thử thách là cơ hội để luyện tập và phát triển — dù là những vấn đề mang tính cá nhân, như cải thiện kỹ năng thuyết trình, hay những vấn đề chuyên môn, như việc làm chủ một công nghệ mới — là nguyên tắc cơ bản để thiết lập một môi trường học tập an toàn và hiệu quả, nơi nhân viên được trao không gian và thời gian để trưởng thành. Môi trường này cũng tạo cơ hội cho người quản lý đào tạo lại và nâng cao kỹ năng (upskill và reskill) nhân viên hiệu quả trong từng tình huống cụ thể, điều đặc biệt quan trọng vì đào tạo truyền thống thường không lường trước được những khó khăn thực tế xảy ra trong công việc.

3) Đa dạng hóa trải nghiệm học tập. Để đặt người dùng lên trên hết, bạn cần biết được đâu là trải nghiệm phù hợp nhất với nhu cầu của người dùng. Những yếu tố như mức độ kinh nghiệm, khả năng thích ứng của nhân viên, v.v. sẽ chi phối quyết định của quản lý. Những cơ hội nhỏ hơn — như tham gia vào các dự án mà nhân viên có thể nhận được sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm — sẽ phù hợp khi nhân viên của bạn đang làm quen với một kỹ năng mới. Những cơ hội học tập lớn hơn, nơi yêu cầu nhân viên vượt khỏi vùng an toàn của bản thân sẽ phù hợp với những nhân viên đã có sự trưởng thành nhất định về mặt kỹ năng và cần được thử thách ở những vị trí công việc quan trọng.

Giả dụ bạn đang quản lý hai nhân viên có cùng mong muốn trau dồi kỹ năng nói và thuyết trình trước đám đông. Cả hai đều hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng này và đều mong muốn thăng tiến thành lãnh đạo. Từ các cuộc họp 1:1 trước đó, bạn đã biết rằng một người đang có ít kinh nghiệm làm việc hơn người còn lại, do đó trở nên lo lắng và hồi hộp hơn khi phải thuyết phục đám đông. Nhân viên này nên được tạo cơ hội học tập qua các trải nghiệm nhỏ hơn, như việc thuyết trình ngắn tại một bữa trưa với đồng nghiệp. Do người nhân viên còn lại đã có nhiều trải nghiệm hơn, nên giải pháp trên sẽ không còn hiệu quả. Thay vào đó, bạn có thể để nhân viên ấy thuyết trình tại buổi họp toàn công ty hay tại trước số lượng đông khán giả.

Mấu chốt nằm ở việc trao các cơ hội học tập lớn cho những nhân viên đã thực sự sẵn sàng. Điều này sẽ có lợi hơn cho chính nhân viên, cho kết quả công việc và cho cả doanh nghiệp.

Mức độ độc lập trong học tập cũng nên được điều chỉnh để phù hợp với từng nhân viên. Một người nhân viên có kinh nghiệm nên được khuyến khích để tự thiết kế và chủ động tìm kiếm các cơ hội học tập và phát triển, nhưng những nhân viên ít kinh nghiệm cần được hướng dẫn kỹ càng hơn. Bên cạnh đó, quản lý cũng cần khuyến khích nhân viên tự chủ trong trải nghiệm học tập và phát triển của mình. Khi có đủ không gian, con người thường có xu hướng sáng tạo hơn trong công việc. Tự chủ cũng đi kèm với rủi ro trong công việc, nhưng đây là cơ hội để bạn và nhân viên nhận ra được thiếu sót trong kỹ năng và cùng suy nghĩ về giải pháp cải thiện.

Hãy nhớ rằng, chỉ khi nhân viên bước ra khỏi vùng an toàn, họ mới có những bước phát triển đội phá.

4) Phản hồi liên tục. Phản hồi thành tích có lẽ là bước quan trọng nhất, được bắt đầu bằng việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng giữa quản lý và nhân viên. Khi nhân viên được trải nghiệm các cơ hội học tập và phát triển tại chỗ, quản lý hãy cùng nhân viên đặt ra các mục tiêu cụ thể mà họ cần chinh phục. Đồng thời quản lý cũng cần cung cấp phản hồi thường xuyên về những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên.

Trong giai đoạn này, hãy kiên nhẫn. Hãy xem xét quá trình làm việc của nhân viên và đảm bảo cùng nhân viên thảo luận về cả ưu điểm và khuyết điểm của họ trong công việc một cách công tâm, khách quan. Nếu nhân viên nỗ lực với những thử thách mới nhưng không thành công, hãy ghi nhận cố gắng của họ. Con người sẽ trưởng thành tốt hơn khi không mang tâm lý sợ trách phạt (và có lẽ họ cũng đang tự dằn vặt bản thân rồi).

Tương tự, bạn có thể đồng hành với nhân viên để giúp họ áp dụng những gì họ học được qua các kế hoạch hành động — trong việc cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, hay rèn luyện tư duy giải quyết vấn đề chẳng hạn. Kế hoạch cần đi kèm với mục tiêu cá nhân: nhân viên cần đặt ra và đo lường các chỉ số thành tích phù hợp để có thể tự theo dõi quá trình tiến bộ của mình.

5) Quản lý thời gian. Quản lý nên biết rằng phát triển nhân viên là công việc không hề đơn giản, đặc biệt khi bạn có số lượng lớn cấp dưới trực tiếp. Hãy có cái nhìn tổng quan để kiểm soát khối lượng công việc tốt hơn. Trước khi tạo ra các cơ hội phát triển cho nhân viên, hãy xem xét lại về mức độ tham gia của bạn dưới cương vị quản lý: đâu là mức hỗ trợ nhân viên tốt nhất trong khả năng của bạn khi xét đến các trách nhiệm khác trong công việc? Việc đặt ra kỳ vọng thực tế cho bản thân là rất quan trọng.

Và hãy nhớ rằng hoạt động huấn luyện không nhất thiết phải do bạn đảm nhận. Trong một số trường hợp, bạn có thể ủy thác việc hỗ trợ nhân viên cho các mentor, người quản lý khác, hay thậm chí là nhân viên khác.

Khi các nhà lãnh đạo nỗ lực ứng dụng, thử nghiệm nguyên tắc lấy người dùng làm trung tâm trong các chương trình Nhân sự và liên tục cải tiến năng lực huấn luyện, doanh nghiệp sẽ không chỉ chứng kiến sự phát triển đáng kể của nhân viên mà còn thành công giữ chân các nhân tài chủ chốt. Mọi doanh nghiệp đều có thể bắt đầu bằng việc áp dụng một số thay đổi nhỏ ở các cấp quản lý: người quản lý giao tiếp cởi mở với nhân viên và giúp đỡ từng cá nhân xây dựng và làm chủ trải nghiệm học tập và phát triển trong công việc.