Chương trình hội nhập (onboarding) mà doanh nghiệp của bạn đang triển khai mang lại lợi ích, hay gây thiệt hại nhiều hơn?
Hơn một thập kỷ vừa qua, các tổ chức đều nỗ lực phát triển chương trình hội nhập để nâng cao sự gắn kết cũng như đem lại trải nghiệm tích cực khi nhân viên mới gia nhập tổ chức. Tuy nhiên, một khảo sát gần đây của Gallup đã chỉ ra: chỉ 12% nhân viên đồng ý rằng doanh nghiệp của họ làm tốt với đào tạo hội nhập.
Hậu quả mà một quy trình hội nhập không chỉn chu để lại là rất lớn, có thể được kiểm chứng qua tỷ lệ nghỉ việc trong năm làm việc đầu tiên tăng hay mức gắn bó thấp ở mọi nhân viên. Rất nhiều tổ chức có cho mình thật nhiều chiến lược thu hút nhân tài khôn ngoan, nhưng lại làm không tốt khi chào đón nhân viên mới tham gia doanh nghiệp.
Vậy nhìn chung, sai lầm phổ biến trong quy trình hội nhập mà doanh nghiệp thường mắc phải là gì? Và đâu là cách khắc phục?
Dưới đây là một vài lỗi sai thường thấy mà rất có thể doanh nghiệp của bạn cũng mắc phải trong quá trình định hướng cho nhân viên mới:
Chương trình đào tạo hội nhập của doanh nghiệp bạn có gặp phải những lỗi sai nghiêm trọng này không?
bởi TalentSite Editorial Team
TalentSite Editorial Team
> Xem toàn bộ tài nguyên quản trị nguồn nhân lực
Bản gốc: 7 Problems With Your Onboarding Program
1. “Đây là việc của phòng Nhân sự”
Giao tiếp xã hội là một phần rất quan trọng khi nhân viên tham gia một tổ chức mới, và là tiền đề để nhân viên làm tốt trong công việc. Tuy nhiên, nhiều khi lãnh đạo, quản lý và đồng nghiệp lại coi đây không phải phần trách nhiệm của mình. Việc nhân viên mới không được cởi mở chào đón, không cảm thấy gắn bó với đội nhóm và sớm thôi việc là điều dễ hiểu.
Gallup đã chứng minh rằng khi quản lý chủ động xuyên suốt quy trình đào tạo hội nhập, mức độ thỏa mãn của nhân viên có thể tăng gấp 3,4 lần.
Khi mới ra nhập công ty, nhân viên cũng cần kết bạn và tìm kiếm người hỗ trợ mỗi khi gặp khó khăn. Do đó, việc chỉ mời thành viên mới đi ăn trưa vào ngày đầu tiên có lẽ là chưa đủ để khiến họ cảm thấy thực sự gắn bó với đội nhóm.
2. Chương trình đào tạo hội nhập quá ngắn
Mục đích của đào tạo hội nhập là giúp nhân viên rút ngắn quá trình làm quen với công việc mới. Qua đó, họ có thể đóng góp cho tổ chức và đạt thành tích trong công việc càng sớm càng tốt.
Nhưng thực tế lại rất khác: nhân viên mới thường mất khoảng 12 tháng để đạt được mức thành tích trong công việc đúng với tiềm năng của họ. Quãng thời gian này đối với các vị trí quản lý và lãnh đạo còn dài hơn rất nhiều.
Thực tế này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần có hướng tiếp cận dài hạn đối với đào tạo hội nhập. Bạn cần thường xuyên triển khai check-in thành tích giữa quản lý và nhân viên mới, đồng thời cung cấp các cơ hội phát triển cho họ trong nhiều tháng đầu làm việc. Ngoài ra, việc so sánh thành tích giữa nhân viên mới với các nhân viên kỳ cựu cũng là điều nên tránh.
3. Đào tạo hội nhập không phản ánh văn hóa tổ chức
Một bài trình chiếu trên PowerPoint vào ngày làm việc đầu tiên là không đủ để truyền tải cho nhân viên một cách trọn vẹn, sinh động về tầm nhìn, sứ mệnh cũng như những giá trị cốt lõi tổ chức đang theo đuổi. Những nhân viên mới cần hiểu, ghi nhớ và trải nghiệm trực tiếp văn hóa tổ chức.
Ví dụ, nếu tổ chức của bạn có khẩu hiệu “an toàn là trên hết”, hãy mời đến những nhà lãnh đạo để trực tiếp kể cho nhân viên mới những câu chuyện về cách doanh nghiệp nỗ lực, hay thậm chí là hy sinh để đảm bảo an toàn cho nhân viên, đối tác hoặc khách hàng. Hoặc hãy tuyên dương những cá nhân tiêu biểu bằng cách trao cho họ giải thưởng văn hóa về an toàn. Hoặc bạn có thể tạo các tình huống nhập vai trong đó các nhà quản lý đánh giá các đội nhóm về tư duy ưu tiên cho sự an toàn.
4. Nhân viên không nhìn thấy tương lai phát triển tại tổ chức
Những nhân viên tài năng muốn làm việc cho bạn vì họ muốn tìm kiếm những cơ hội tiềm năng. Nhưng rất nhiều nhân viên phải “vỡ mộng” trong quá trình đào tạo hội nhập, vì những hứa hẹn trong các buổi phỏng vấn tuyển dụng trở nên viển vông.
Đây có thể không phải là thời điểm để nói về thăng tiến, nhưng quản lý cần phải trao đổi với nhân viên mới về nguyện vọng nghề nghiệp từ ngay lúc này, đồng thời giới thiệu các cơ hội đào tạo và phát triển vượt trên phạm vi đào tạo hội nhập.
Bởi những nhân viên được cung cấp kế hoạch chi tiết để phát triển sự nghiệp tại doanh nghiệp có mức độ thỏa mãn với đào tạo hội nhập cao hơn 3,5 lần.
5. Chương trình hội nhập chưa đủ ấn tượng
Khi so sánh với những nhân viên đánh giá trải nghiệm hội nhập 4 sao hoặc dưới 4 sao, thì những nhân viên đánh giá trải nghiệm hội nhập 5 sao tự tin rằng mình được hỗ trợ và trang bị đầy đủ để làm tốt trong công việc hơn rất nhiều.
Tất cả doanh nghiệp đều nên phấn đấu để đạt được mức đánh giá 5 sao, vì điều này tạo nên sự khác biệt rất lớn trong tâm thế và sự gắn bó của một nhân viên mới. Và để làm nên một chương trình hội nhập ấn tượng, bộ phận Nhân sự cần nỗ lực để thiết kế trải nghiệm hội nhập nhất quán, sáng tạo và có tính gắn kết rất cao.
6. Doanh nghiệp không biết chương trình hội nhập hiệu quả hay không
Đáng tiếc là lãnh đạo doanh nghiệp thường chỉ nhận ra chương trình hội nhập đang không hiệu quả một khi những nhân viên tiềm năng nhất rời khi. Để tránh tình huống này xảy ra, hãy sử dụng khảo sát nhanh (pulse survey) xuyên suốt quy trình hội nhập để xác định khoảnh khắc mà nhân viên cảm thấy không kết nối với tổ chức.
Ngoài ra, bạn cần thu thập dữ liệu về đào tạo hội nhập và đối chiếu chúng với các dữ liệu phản ánh thành tích của tổ chức — ví dụ như thành tích làm việc, tỷ lệ gắn kết hay tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Việc đầu tư vào các chương trình đào tạo hội nhập chỉ có ý nghĩa khi lãnh đạo chứng minh được giá trị của chúng đối với kết quả kinh doanh.
7. Khi chương trình đào tạo hội nhập khiến doanh nghiệp thiệt hại về mặt chi phí
Một quy trình đào tạo hội nhập được thiết kế không hiệu quả sẽ khiến doanh nghiệp đánh mất những nhân tài tiềm năng nhất.
Khi đó, theo Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), tỷ lệ nhân viên nghỉ việc có thể đạt mức 50% trong bốn tháng đầu đối với lao động làm việc theo giờ và 50% trong 18 tháng đầu đối với nhân viên cấp cao được tuyển từ thị trường.
Và chi phí để tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo hội nhập nhằm thay thế một nhân viên không hề nhỏ — rơi vào khoảng 1,5 lần tiền lương hàng năm của nhân viên ấy. Vì vậy, trong thị trường cạnh tranh thu hút nhân tài khốc liệt, trải nghiệm đào tạo hội nhập không trọn vẹn sẽ tốn của doanh nghiệp không ít tiền bạc và thì giờ.