DỊCH VỤ

REFERRAL PROGRAM

TÀI NGUYÊN

LIÊN HỆ

PODCASTS

Dắt túi bí quyết triển khai OKRs lần đầu tiên tại doanh nghiệp

1. Thống nhất cách thức triển khai

Trước tiên, bạn cần thống nhất cách triển khai OKRs. Bạn có thể tham khảo các câu hỏi sau để phác thảo ra ý tưởng áp dụng:

Bạn muốn triển khai OKRs đến phạm vị nào? Cấp công ty, cấp phòng ban hay cấp cá nhân? Rất nhiều tổ chức triển khai OKRs ở cấp độ công ty, sau đó mới triển khai xuống cấp phòng ban khi toàn thể đội ngũ quản lý đã có kinh nghiệm. Nếu phòng Nhân sự tại công ty bạn đã có hệ thống quản trị thành tích (performance management system) để đánh giá thành tích của từng cá nhân thì bạn cũng không nhất thiết phải triển khai OKRs đến cấp nhân viên nữa.

Thời gian hoàn thành một vòng OKRs là bao lâu? Trên thị trường phần lớn các công ty hay thường thiết lập OKRs theo quý và báo cáo tình hình (check-ins) hàng tháng. Cũng có công ty thiết lập mục tiêu chiến lược cho cả năm ( OKRs cấp công ty). Sau đó sẽ triển khai xuống thành các mục tiêu quý và đo lường hàng quý hoặc hàng tháng. Và cũng có công ty mới, OKRs được triển khai theo quý/tháng và review hàng tuần. Tôi nghĩ rằng độ dài của một “ OKRs cycle” sẽ tùy thuộc vào từng ngành và độ “maturity” của từng doanh nghiệp. Nếu công ty bạn là các startup mới thành lập thì chắc chắn OKRs theo tháng, theo quý sẽ thích hợp và tần suất review nên là hàng tuần để bạn và team của mình có thời gian “react” với những chỉ số không theo kỳ vọng. Còn nếu công ty bạn đang phát triển ổn định, đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có số liệu để review các chỉ số thì bạn có thể xem xét thiết lập OKRs cấp công ty hàng năm sau đó review hàng quý hoặc hàng tháng.

Thiết lập tiêu chuẩn để biết objectives đang “on track” hay “off track”: bạn có thể dùng màu để phân biệt tình trạng của từng Objective và KRs như xanh, vàng, đỏ và đưa ra định nghĩa cho từng màu. Bạn có thể tham khảo gợi ý như sau:
- Hoàn thành từ 70% trở lên là màu xanh
- Hoàn thành từ 40% đến dưới 70% là màu vàng
- Và hoàn thành dưới 40% là màu đỏ

2. Tiếp theo, triển khai đào tạo OKRs cho nhân viên:

Nếu đây là lần đầu tiên công ty bạn triển khai OKRs, thì việc đào tạo để nhân viên hiểu và tin dùng công cụ này là vô cùng quan trọng. Đặc biệt nếu bạn triển khai OKRs xuống cấp phòng, ban thì cần đảm bảo 100% trưởng phòng hiểu, thấy được lợi ích của công cụ này và biết cách triển khai nhé.

3. Thiết lập OKRs cấp công ty:

Bạn có thể cùng đội ngũ “core team” trao đổi để đưa ra 3 đến 5 mục tiêu cấp công ty. Mỗi mục tiêu sẽ có 3 đến 5 KRs. Bạn nhớ nhé, mục tiêu cần mang tính truyền cảm hứng và thách thức để đội nhóm của bạn luôn nỗ lực hết sức. Còn Key results cần có start-date, due-date cũng như target value.

Trong thiết lập mục tiêu, nguyên tắc FOCUS, FOCUS và FOCUS là vô cùng quan trọng. Vì vậy, bạn đừng tham lam thiết lập quá nhiều mục tiêu trong một quý. Vì khi đó bạn đã rơi vào cái bẫy “cái gì cũng quan trọng, nghĩa là không có gì quan trọng rồi”.

4. Kế tiếp, thiết lập mục tiêu cấp phòng ban (nếu ngay từ đầu bạn chọn vậy)

Sau khi ban lãnh đạo cùng toàn thể đội ngũ quản lý thống nhất được OKRs cho công ty. Bây giờ là lúc các trưởng phòng sẽ thiết lập OKRs cho phòng ban của mình. OKRs cấp phòng ban cần đảm bảo có tính liên kết nguyên nhân - kết quả với OKRs cấp công ty. Nếu OKRs cấp phòng ban đạt được, thì chắc chắn OKRs cấp công ty sẽ đạt và ngược lại.

5. Truyền thông OKRs tới toàn thể công ty

Hãy đảm bảo rằng các thành viên trong tổ chức đều nắm được Objectives và KRs công ty đang triển khai. Điều này sẽ rất có lợi đấy:

OKRs là gì?

John Doerr có đưa ra định nghĩa về OKRs trong cuốn sách “Measure what matters” của ông như sau: “OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu giúp tổ chức chỉ tập trung nguồn lực vào những vấn đề quan trọng”.

Từ tên gọi OKRs bạn cũng nhận ra hai thành phần trong công cụ này là Objective (mục tiêu) và Key Results (kết quả then chốt). Nói một cách ngắn gọn, Objectives cho bạn biết mục tiêu tổ chức muốn đạt được. chúng thường là các mục tiêu tham vọng, truyền cảm hứng và mang tính thách thức cao. Key Results cho bạn biết cách bạn đến mục tiêu. Nếu các Key Results này hoành thành như kỳ vọng, chắc chắn mục tiêu đó hoàn thành. Mỗi Objective thường có 3 Key Results và chúng phải là các chỉ số đo đếm được.

Bạn có thể sẽ thấy khó hiểu vì có tài liệu hướng dẫn KRs phải là các chỉ số đo lường được. Nhưng khi áp dụng vào thực tế, không phải 100% các KRs đều mang tính định lượng như vậy. Sẽ có các KR là các mốc sự kiện cần hoàn thành khi một chỉ số nào đó mới được thiết lập lần đầu tiên. Ví dụ:

Huong Nguyen, TalentSite's Managing Partner

bởi Hương Nguyễn

19/01/2021

Getty Images

> Xem toàn bộ tài nguyên quản trị nguồn nhân lực

Quy trình triển khai OKRs

Triển khai OKRs ở cấp công ty hay áp dụng đến cấp nhân viên?

Có nhiều lựa chọn để áp dụng OKRs trong lần đầu tiên. Có tổ chức chạy thử ở cấp công ty trước để đội ngũ lãnh đạo rút kinh nghiệm trong việc triển khai sau đó mới triển khai đại trà trên phạm vi toàn công ty. Cũng có tổ chức áp dụng thử nghiệm ở một phòng ban sau đó mở rộng ra toàn công ty. Nhưng cũng có tổ chức triển khai trên phạm vi rộng ngay từ lần đầu tiên.

Cá nhân tôi nghĩ không có lựa chọn nào sai. Quan trọng là bạn biết mình muốn gì và tổ chức của bạn đã sẵn sàng đến mức nào. Ví dụ, bạn muốn một công cụ thiết lập và triển khai các mục tiêu chiến lược để đảm bảo tính nhất quán và tập trung trong tổ chức thì OKRs đúng là một lựa chọn không tồi. Nhưng vì công cụ này còn mới với cả đội ngũ lãnh đạo và nhân viên nên bạn chọn lần đầu tiên sẽ áp dụng thiết lập OKRs ở cấp công ty. Sau đó sẽ mở rộng dần. Đó là một sự lựa chọn an toàn.

Cách nào cũng được vì điều mấu chốt để công cụ này thực sự hữu dụng là sự cam kết của đội ngũ lãnh đạo chứ không phải phạm vi áp dụng. Như John Doerr đã nói trong cuốn sách Measure What Matters - “bên cạnh việc tập trung vào mục tiêu thì sự cam kết triển khai là yếu tố then chốt để có thành công đầu tiên”. Trong quá trình triển khai OKRs, nhà lãnh đạo cần truyền thông các mục tiêu của mình và kiên định dành thời gian triển khai các mục tiêu đến khi có kết quả. Điều này giúp các thành viên trong tổ chức hiểu, tin, và áp dụng cho các kỳ tiếp theo.

Thứ nhất, khi mọi người đều biết mục tiêu công ty đang tập trung trong quý hay trong tháng, nhân viên sẽ liên kết được công việc của họ với mục tiêu lớn.
Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi trong quá trình triển khai
Khi các phòng ban đều biết mục tiêu của nhau. Điều này sẽ giúp tăng tính hợp tác thay vì cảm giác mỗi phòng ban là một ốc đảo.

-

-

-

6. Bắt đầu quản trị OKRs

Thiết lập xong OKRs, rồi truyền thông đến toàn thể nhân viên. Đến đây, bạn mới đi được ⅓ đoạn đường. Triển khai và đánh giá kết quả mới là ⅔ đoạn đường gian nan đòi hỏi sự cam kết và kiên định của đội ngũ lãnh đạo và quản lý. Nếu công ty của bạn lớn, bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản trị OKRs trên thị trường, còn không thì Excel cũng là một công cụ vô cùng hữu hiệu. Một số điểm bạn cần lưu ý trong quá trình quản trị OKRs:

Thiết lập quy trình, tần suất và thời gian “ghé thăm” Objectives và KRs cho từng cấp (cấp công ty, cấp phòng ban). Kinh nghiệm tôi rút ra khi quan sát các doanh nghiệp triển khai bước này là CEO hay business leaders - người đang là project leader của kế hoạch này cần thiết lập quy định thời gian họp và nguyên tắc họp. Đảm bảo nếu không có vấn đề gì khẩn cấp liên quan đến khách hàng thì cuộc họp sẽ không được trì hoãn và các thành viên trong dự án phải tham gia đầy đủ, đúng giờ. Nếu bạn không kiên định triển khai thì tin tôi đi, các cuộc họp review này sẽ bị trì hoãn hết lần này đến lần khác và cuối cùng thì... chỉ còn một buổi review vào cuối quý. Và bạn cũng đoán được kết quả của mục tiêu chiến lược này rồi đấy.

Do vậy, mỗi cấp độ review cần tuân thủ theo quy trình sau:

Trước khi đến ngày họp check-ins định kỳ, người phụ trách (owner) từng OKRs cần tổng hợp dữ liệu để biết kết quả của các KR cũng như % hoàn thành OKRs của mình hay phòng ban mình. Tóm lại, OKRs owner cần phải chuẩn bị trước những nội dung đó để đảm bảo buổi check-ins diễn ra hiệu quả.

Mục tiêu của mỗi buổi check-ins là để review xem kết quả của từng objective cũng như các Key Result có đang “on track” hay “off track”. Nếu “off track” thì lý do vì sao và giải pháp là gì để đảm bảo lần check-ins kế tiếp kết quả được cải thiện. Bạn nhớ nhé, một buổi check-ins thành công là các thành viên mang được một “actions plan” rất cụ thể ra khỏi phòng khi có các Objective hoặc KRs đang “off track”.

Bạn cũng đừng quên cử người ghi lại biên bản cuộc họp để những người liên quan tiện theo dõi. Nếu không mọi thứ sẽ như mới chỉ sau một tuần.

7. Truyền thông kết quả OKRs

Sự minh bạch là yếu tố vô cùng quan trọng khi triển khai OKRs. Bạn có thể thiết kế một dashboard giúp các thành viên dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như kết quả của từng OKRs.

Khi mọi người trong tổ chức đều được biết kết quả OKRs của công ty cũng như OKRs của các phòng ban khác. Điều này sẽ giúp nhân viên nỗ lực hết mình để có kết quả ” bằng bạn, bằng bè”. Đặc biệt khi team có thành tích tốt được vinh danh sẽ làm các team khác cố gắng để được như đồng nghiệp của mình. Và một khi hành động có được lan tỏa trên phạm vi toàn công ty thì bạn đã hình thành được văn hóa “high-performing culture” rồi.

Tạm kết

OKRs là một Phương pháp giúp doanh nghiệp thực thi xuất sắc các mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, vì nó là công cụ nên việc vận dụng linh hoạt là yếu tố vô cùng quan trọng. Đừng quá bám chấp vào quy trình. Hãy thiết kế một quy trình triển khai thật đơn giản và ngắn gọn theo nguyên tắc KISS (Keep it Short and Simple) để đội nhóm của bạn hiểu, tin, cam kết áp dụng, cải thiện đến khi có kết quả như kỳ vọng. Đó mới là yếu tố then chốt để có kết quả như kỳ vọng. Chúc bạn thành công!

Liên hệ với chúng tôi

LIÊN HỆ NGAY

Dịch vụ đang quan tâm

LIÊN HỆ NGAY

Tái cấu trúc phòng Nhân sự
Lập chiến lược nguồn nhân lực
Xây dựng và triển khai quy trình quản trị thành tích
Xây dựng và triển khai giải pháp quản trị nhân tài
Xây dựng giải pháp đào tạo
Xây dựng và triển khai chiến lược gắn kết nhân viên
Xây dựng chế độ phúc lợi và triết lý lương thưởng

Thank you!

Cảm ơn anh/chị đã quan tâm.
Chúng tôi sẽ liên hệ với anh/chị trong 8 giờ tới.

Your registration could not be saved. Please try again.
Your registration has been successful.

Free HR consulting services registration

The SMS field must contain between 6 and 19 digits and include the country code without using +/0 (e.g. 1xxxxxxxxxx for the United States)
?

We use Sendinblue as our marketing platform. By Clicking below to submit this form, you acknowledge that the information you provided will be transferred to Sendinblue for processing in accordance with their terms of use