Các nhà lãnh đạo luôn mong muốn tìm cách thúc đẩy năng suất của nhân viên (và cả của họ). Nhưng giải pháp được đưa ra thường chỉ giới hạn ở các buổi đào tạo kỹ năng quản lý thời gian được cung cấp bởi phòng Nhân sự. Qua buổi đào tạo, một loạt các phương pháp, lý thuyết nổi tiếng được giới thiệu đến nhân viên, hứa hẹn nâng cao năng suất lên một tầm cao mới. Nhưng rồi nhân viên vẫn gặp tình trạng quá tải trong công việc, nhiều mail đến độ đọc không kịp, và không thể tập trung cho các ưu tiên quan trọng. Vậy, có gì sai ở đây?
Vấn đề không nằm ở logic nội tại của các phương pháp nâng cao năng suất cá nhân, mà là bởi chúng không xem xét việc nhân viên luôn làm việc và tương tác với đội nhóm. Tổ chức được hình thành bởi các quan hệ công việc có tính phụ thuộc — và chính chúng có ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất cá nhân. Dù xử lý email nhanh đến đâu, nhưng với sự bùng nổ của các công cụ giao tiếp hiện nay (như LinkedIn, Slack, các công cụ tin nhắn tức thì), thì nhân viên sẽ không thể xử lý nhanh chóng mọi thông tin. Hay những đầu việc thuộc danh mục quan trọng/ưu tiên (theo ma trận Eisenhower) cũng là vô nghĩa nếu cấp trên yêu cầu nhân viên dừng tay để giúp xử lý một công việc khác.
Nhà thống kê và tư vấn quản lý huyền thoại W. Edwards Deming từng kết luận trong cuốn sách “Vượt qua khủng hoảng” (Out of the Crisis) rằng: 94% vấn đề và điểm cần cải thiện trong doanh nghiệp đều thuộc về hệ thống, chứ không phải cá nhân. Và khía cạnh nâng cao năng suất nhân viên cũng không phải ngoại lệ. Các giải pháp trên cấp độ cá nhân có ích một phần, nhưng giải pháp hiệu quả nhất để giải quyết căn bệnh năng suất thấp phải được tư duy và triển khai trên cấp độ hệ thống.
Và dưới đây là bốn giải pháp hữu hiệu nhất:
bởi TalentSite Editorial Team
15/8/2022
Getty Images
TalentSite Editorial Team
Rất nhiều tổ chức năng suất cao áp dụng các buổi họp nhanh hàng ngày (daily huddle), với trình tự báo cáo rõ ràng cho tất cả các vấn đề. Cuộc họp nhanh đầu tiên sẽ bao gồm các nhân viên dịch vụ khách hàng, bắt đầu vào đầu ngày làm việc. Sau đó 30 phút, cuộc họp tiếp theo có sự tham gia của các giám sát viên được diễn ra. Quản lý sẽ họp sau đó nửa tiếng, rồi lần lượt là phó giám đốc, giám đốc và đội ngũ điều hành. Một vấn đề sẽ được đề xuất thảo luận ở cấp quản trị thấp nhất có thể. Nếu chưa có quyết định được đưa ra, vấn đề sẽ được chuyển lên cấp quản trị cao hơn ở các cuộc họp nhanh sau đó. Phương pháp này giúp tăng cường liên kết giữa đội ngũ điều hành với các nhân viên dịch vụ khách hàng; tăng tốc độ đưa ra quyết định; và quan trọng nhất, giúp nâng cao năng suất nhân viên thông qua việc giảm thiểu các email rải rác nhằm báo cáo vấn đề trong ngày.
Các công việc văn phòng hầu hết đều là vô hình — chúng được cất giữ trong máy tính hoặc trong trí óc của con người. Do đó, rất khó để quản lý biết được nhân viên đang làm gì và liệu có đang quá tải hay không. Các công cụ trực quan hóa công việc nhóm (như Trello, Asana, Airtable, v.v.) — được thiết kế để hiển thị các đầu việc kèm theo phân công nhân sự và trạng thái công việc — sẽ giúp đảm bảo việc phân chia công việc cân bằng, hiệu quả hơn. Nhờ các công cụ này, nhân viên cũng không phải gửi các email báo cáo tiến độ công việc cho cấp trên, và chủ đề này trong các cuộc họp cũng được cắt giảm.
Tương tự, việc “trực quan hóa” giờ nghỉ cũng rất hữu hiệu. Khi làm việc với Tập đoàn tư vấn Boston, giáo sư Leslie Perflow tại Harvard Business School đã kết luận rằng việc thống nhất và áp dụng các khoảng thời gian nghỉ cho nhân viên (ví dụ: khoảng thời gian buổi tối hoàn toàn ngắt kết nối với các phương tiện liên lạc và công việc, khoảng thời gian trễ để phản hồi email hoặc các khung giờ làm việc không gián đoạn) sẽ giúp nâng cao mức độ thỏa mãn trong công việc của nhân viên, thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà không phải hy sinh chất lượng dịch vụ khách hàng. “Trực quan hóa” ở đây đồng nghĩa với việc quản lý thống nhất với đội nhóm và từng cá nhân về những khoảng thời gian nghỉ — từ đó nhân viên sẽ biết được đồng nghiệp của mình đang làm gì để có những tương tác phù hợp.
Những người hâm mộ của “Người Dơi” sẽ không thể quên được cảnh tượng cảnh sát triệu hồi Người Dơi bằng việc rọi đèn lên trời. Hành động này chỉ được thực hiện khi thảm họa ập đến, chứ không được tùy tiện áp dụng trong các phi vụ tầm thường. Nhưng đáng tiếc thay, hầu hết các tổ chức không có cách thức đánh giá mức độ khẩn cấp của những vấn đề khi chúng phát sinh. Và một khi không thống nhất được phương tiện trao đổi tương ứng với từng vấn đề với mức độ khẩn cấp khác nhau, nhân viên luôn trong trạng thái kiểm tra mọi phương tiện trao đổi để tránh bỏ sót thông tin — và điều này gây ảnh hưởng rất xấu lên năng suất. Thay vào đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hỗ trợ nhân viên bằng việc đưa ra thống nhất chung về các kênh trao đổi phù hợp với từng loại vấn đề.
Hãy tham khảo gợi ý sau đây. Dựa trên mức độ khẩn cấp và tính phức tạp của vấn đề, doanh nghiệp có thể quy định các kênh trao đổi như sau:
Nhân viên được giao trách nhiệm, nhưng lại thường không được trao thẩm quyền để đạt được kết quả tốt trong công việc. Khoảng trống này khiến nhân viên mệt mỏi, căng thẳng hoặc thậm chí là quá tải. Nguyên tắc đơn giản như sau: nếu một nhân viên chịu trách nhiệm về kết quả công việc, họ phải có thẩm quyền để đưa ra mọi quyết định cần thiết.
Ví dụ điển hình cho nguyên tắc trên là cấu trúc quản trị mà công ty sản xuất W.L Gore & Associates áp dụng. Công ty được định giá $3 tỷ đô này phân bổ rộng rãi trách nhiệm lãnh đạo xuyên suốt tổ chức, cho phép nhân viên đưa ra quyết định đối với các vấn đề mang tính rủi ro thấp và chỉ yêu cầu phê duyệt đối với các vấn đề mang tính rủi ro cao. Gore đã dành hàng thập kỷ để phát triển và tối ưu văn hóa, hệ thống và quy trình để hỗ trợ cấu trúc quản trị đặc biệt này, vậy nên không phải công ty nào cũng có thể sao chép mô hình của họ. Nhưng điều đáng bàn ở đây là cách họ cải thiện năng suất cá nhân và tổ chức trên cấp độ hệ thống một cách sáng tạo.
Nỗ lực nâng cao năng suất cá nhân của nhân viên là hoàn toàn chính đáng. Tuy nhiên, các lý thuyết và phương pháp nâng cao năng suất nổi tiếng nhằm cải thiện năng suất chỉ phù hợp đối với những lao động tự do. Để thực sự nâng cao năng suất và thành tích nhân viên, doanh nghiệp phải tư duy và hành động trên cấp độ toàn hệ thống.
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm.
Chúng tôi sẽ liên hệ với anh/chị trong 8 giờ tới.