Cùng với các chuyên gia Nhân sự đầu ngành dày dặn kinh nghiệm thảo luận về mô hình vận hành của phòng Nhân sự trong tương lai, Dave Ulrich — người được tạp chí HR nhận xét là “Nhân vật có ảnh hưởng nhất thế giới trong lĩnh vực phát triển nhân lực” (2010) — đã đưa ra những suy nghĩ của mình về vấn đề này. Trong hàng chục năm vừa qua, ông luôn là người tiên phong trong việc đề xuất những mô hình và giải pháp nhằm tối đa hóa những giá trị mà chuyên gia Nhân sự mang lại cho doanh nghiệp.
Vào những năm 1990, Phòng Nhân sự được vận hành nhằm hỗ trợ duy trì các lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Mô hình này còn được gọi là Strategic HR (Quản trị Nhân sự chiến lược). Nói một cách đơn giản, Quản trị Nhân sự chiến lược đồng nghĩa với việc khi hướng tới các chiến lược kinh doanh khác nhau (ví dụ: cạnh tranh về chi phí, đổi mới sản phẩm, chú trọng vào dịch vụ khách hàng, v.v.), thì tổ chức sẽ yêu cầu các hoạt động Quản trị Nhân sự tương ứng. Trong giai đoạn này, rất nhiều chuyên gia ủng hộ việc chuyển đổi tư duy và trọng tâm của phòng Nhân sự từ vai trò hành chính sang vai trò chiến lược, từ ngắn hạn sang dài hạn. Khi viết cuốn sách HR Champions, Dave Ulrich lại đưa ra quan điểm rằng: Nhân sự cần phải làm tốt cả công việc thủ tục nhân sự hàng ngày và công việc chiến lược.
Rất nhiều công ty đã tìm cách tổ chức lại phòng Nhân sự nhằm thực hiện tốt cả hai nhiệm vụ này. Ví dụ, các tác vụ liên quan đến thủ tục nhân sự mang tính chất giao dịch, lặp đi lặp lại và có thể tiêu chuẩn hóa được thực hiện thông qua Trung tâm cung cấp dịch vụ chung (shared services centre), bao gồm cả giải pháp chuyển mảng này cho đối tác thuê bên ngoài hoặc quản trị trên hệ thống phần mềm tiêu chuẩn để nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí.
Bên cạnh “Shared services centre”, các công việc chiến lược hơn, đòi hỏi cả chuyên môn sâu về ngành và kiến thức kinh doanh tổng quát sẽ được thực hiện bởi các chuyên gia trong bộ phận “Centres of Expertise” — CoEs, những người phụ trách thiết kế các giải pháp nhân sự (thu hút nhân tài, quản trị thành tích, phát triển nhân tài, giữ chân nhân tài, v.v.) đáp ứng nhu cầu của toàn tổ chức và phối hợp cùng Đối Tác Nhân Sự (HR Business Partner) nhằm tùy chỉnh các giải pháp tương ứng với chiến lược kinh doanh, mục tiêu, điều kiện của từng đơn vị. Các Đối tác Nhân sự cũng đóng vai trò là nhà huấn luyện, nhà tư vấn, cung cấp giải pháp giúp đội ngũ lãnh đạo tại đơn vị giải quyết vấn đề về năng lực đội ngũ, văn hóa tổ chức, cơ cấu tổ chức, v.v.
Từ mô hình 3 trụ cột này (Shared services centre; Centres of Expertise; HRBP), ta thấy Nhân sự tập trung đồng thời vào cung cấp các giải pháp chiến lược và đảm bảo thủ tục nhân sự vận hành hiệu quả.
Tuy nhiên, trong vòng 20 đến 25 năm vừa qua, công việc của bộ phận Nhân sự đã có nhiều thay đổi. Mục tiêu của Nhân sự không chỉ là nâng cao tính hiệu quả cho các thủ tục hàng ngày và thực thi chiến lược. Mà đúng hơn, Nhân sự cần tập trung vào xây dựng các năng lực nhằm giúp tổ chức cạnh tranh thành công trên thị trường. Những năng lực này không chỉ bao gồm mảng nhân tài và năng lực lãnh đạo — nguyên liệu của mọi chiến lược kinh doanh, mà còn các năng lực khác như đổi mới, thích ứng linh hoạt, cộng tác, quản lý rủi ro, hiệu quả vận hành, v.v. Năng lực tổ chức hình thành thế mạnh và đặc trưng của mỗi tổ chức và cần được xây dựng nhằm phục vụ đắc lực cho chiến lược kinh doanh. Mục tiêu của Nhân sự giúp tổ chức có đủ các năng lực cần thiết để hiện thực hóa chiến lược và tăng trưởng.
Nhân sự là một bộ phận trong tổ chức. Vì vậy, cấu trúc vận hành của nó luôn được thiết kế nhất quán với mô hình quản trị mà tổ chức áp dụng. Nghĩa là, nếu tổ chức quản trị theo mô hình tập trung (centralization) hay mô hình phi tập trung (decentralization), hoặc 50/50 (vừa tập trung, vừa phi tập trung theo mô hình matrix), thì phòng Nhân sự cũng được thiết kế tương ứng như vậy.
Công ty đơn ngành: là các doanh nghiệp hoạt động trên một lĩnh vực kinh doanh, phát triển thông qua định hướng mở rộng thị trường và tập trung. Phòng nhân sự trong các công ty này đóng vai trò hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh thông qua cung cấp các giải pháp liên quan đến con người và tổ chức. Vì tổ chức quản trị theo mô hình tập trung nên phòng Nhân sự trong các công ty này sẽ được đặt tại trụ sở chính, phụ trách xây dựng và triển khai chính sách, sáng kiến Nhân sự trên toàn công ty. Tại các doanh nghiệp lớn sẽ có nhân viên Nhân sự tổng hợp đặt tại nhà máy hoặc các phòng ban để hỗ trợ triển khai chính sách, sáng kiến Nhân sự từ trụ sở chính.
Tập đoàn đa ngành nghề theo mô hình Holding: những tập đoàn này có các công ty con vận hành độc lập. Mỗi công ty con thường có một phòng Nhân sự riêng với đầy đủ chức năng nhằm phục vụ tốt lĩnh vực ấy và công ty mẹ (Holding company) chỉ có một nhóm nhỏ các chuyên gia nhân sự tổng hợp.
Công ty lớn quản trị theo mô hình matrix: là các công ty đa dạng về tệp khách hàng, dòng sản phẩm như ngân hàng hoặc các tập đoàn trong lĩnh vực FMCG — hàng tiêu dùng nhanh, v.v. Phòng Nhân sự tại các công ty này được thiết kế thành 3 trụ cột (Shared services centre; Centres of Expertise và HRBP) như giải thích bên trên. Cách thiết kế này cũng được gọi là mô hình Dave Ulrich — bởi ông là người đã tiên phong quan sát, nghiên cứu và viết về nó.
Những năm gần đây, một số chuyên gia đã nghiên cứu và dự đoán cách mô hình phòng Nhân sự sẽ được thiết kế trong tương lai. Dù có đổi mới và đột phá ra sao, lời giải cho bài toán này vẫn cần được bắt đầu với câu hỏi “các tổ chức trong tương lai sẽ được thiết kế như thế nào?”. Phòng Nhân sự không nên được thiết kế xa rời với thiết kế của tổ chức. Cũng như không phải tổ chức nào cũng có thể áp dụng mô hình Ulrich kinh điển.
Và có lẽ trong tương lai gần, mục tiêu của các mô hình phòng Nhân sự mới vẫn sẽ nhằm xây dựng năng lực con người, lãnh đạo và tổ chức. Điểm khác biệt phải chăng nằm ở việc xác định những năng lực mới mà tổ chức cần và cách thức xây dựng năng lực hiệu quả.
Dave Ulrich đã thực hiện một dự án nghiên cứu với 70 nhà nghiên cứu, nhà tư vấn, lãnh đạo hàng đầu trong lĩnh vực Nhân sự nhằm trả lời câu hỏi, “Chuyên gia Nhân sự cần biết và tập trung vào những mảng nào nhằm đem lại hiệu quả trong bối cảnh kinh doanh hiện tại và tương lai?”
Chúng tôi nhận thấy các chuyên gia Nhân sự sẽ tạo ra nhiều giá trị khi tập trung vào: