DỊCH VỤ

REFERRAL PROGRAM

TÀI NGUYÊN

LIÊN HỆ

PODCASTS

Việc đưa ra phản hồi khiến nhân viên chấp thuận và tâm phục khẩu phục chẳng hề dễ dàng, đặc biệt đối với những phản hồi quan trọng. Quản lý thường lo sợ phản hồi sẽ khiến nhân viên tổn thương hoặc mất đi động lực làm việc, do đó thường phản hồi một cách vòng vo, không đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Kết quả là quản lý đang góp phần xây dựng một văn hóa phản hồi dựa trên sự thiếu minh bạch và tâm lý trốn tránh, ngộ nhận.

Cách tiếp cận tiến bộ đối với phản hồi yêu cầu quản lý thay đổi trong cả tư duy và nội dung phản hồi. Joe Hirsch — giám đốc tại Semaca Partners, diễn giả TEDx nổi tiếng, tác giả của cuốn sách “The Feedback Fix” — đã nghiên cứu nhiều năm về chủ đề này và đưa ra nhiều kết luận đáng bàn. Cụ thể hơn, Hirsch chứng minh được rằng, những buổi trò chuyện về thành tích diễn ra hiệu quả nhất khi quản lý và nhân viên coi nhau như đối tác. Khi ấy, quản lý sẽ xây dựng được mối quan hệ tích cực hơn với các thành viên trong nhóm, và phản hồi sẽ khiến nhân viên hào hứng thay vì sợ sệt.

Thay vì phản hồi một chiều dưới tư cách cấp trên và cấp dưới, quản lý nên trao quyền cho nhân viên và áp dụng cách thức phản hồi hai chiều. Mô hình này được chứng minh là giúp thúc đẩy việc trao đổi thông tin một cách chân thành, tạo nền tảng cho sự tin tưởng, phù hợp hơn với nhịp độ công việc và tạo điều kiện cho mối quan hệ tích cực giữa quản lý và nhân viên. Đằng sau mô hình phản hồi hai chiều là tư duy quản trị con người một cách khiêm tốn, tập trung vào lắng nghe thay vì ra lệnh. Hoặc theo cách tác giả Joe Hirsch ví von, quản lý cần phải “giữ chiếc gương” thay vì “nhìn qua cửa sổ”.

Giải thích cụ thể hơn, “nhìn qua cửa sổ” là quá trình quan sát và thuật lại thông tin một chiều từ nhà quản lý. Hãy thử hình dung xem, nếu bạn yêu cầu hai người khác nhau cùng nhìn qua cửa sổ và hỏi xem họ đã quan sát được những gì, khả năng cao là bạn sẽ nhận được những đáp án, góc nhìn khác nhau nhưng đều hợp lệ. Nhưng trong mối quan hệ quản lý - nhân viên, liệu góc nhìn của cả hai sẽ đều được tôn trọng và cân nhắc hay không, khi mà sự chênh lệch quyền lực khiến quan điểm của quản lý chiếm ưu thế đáng kể trước quan điểm của nhân viên. Và có khi, quan điểm của cấp dưới còn không được công nhận hoặc lắng nghe. Việc phản hồi và đánh giá nhân viên dựa trên góc nhìn một chiều từ cấp trên tạo ra nhiều ý kiến chủ quan và thiên kiến không đáng có. Bởi quản lý có giỏi đến mấy cũng không tránh khỏi việc bỏ qua, bóp méo hoặc xem nhẹ một số chi tiết trong công việc và quá trình làm việc của nhân viên. Thậm chí, quan điểm vốn một chiều của người quản lý về nhân viên cũng sẽ trở nên lộn xộn, không chính xác theo thời gian. Trong cuộc họp phản hồi, khi quản lý dò dẫm để thu nhặt những thông tin, dữ kiện dưới góc nhìn của bản thân trong quá khứ, thì nhân viên lại mắc kẹt ở một không gian bí bách, không thoải mái trong hiện tại mà họ rất muốn thoát ra.

Thay vì “nhìn qua cửa sổ”, quản lý cần “giữ chiếc gương”. Cách tiếp cận này bao gồm sự thay đổi trong cả nội dung và tông giọng của buổi phản hồi. Thay vì chỉ đạo nhân viên nhận ra một số điều cụ thể, quản lý sẽ gợi mở các khía cạnh chung mà nhân viên cần quan sát, suy ngẫm và hướng dẫn nhân viên làm điều này. Cụ thể hơn, quản lý sẽ trao đổi một cách sâu sắc với nhân viên về những chủ đề như thế mạnh và tiềm năng của nhân viên, mục tiêu nghề nghiệp và cách nhân viên vận dụng thế mạnh của bản thân nhằm chinh phục mục tiêu. Thay vì đưa ra chỉ thị, bạn cần đặt những câu hỏi thăm dò nhằm giúp bản thân hiểu rõ hơn về bức tranh toàn cảnh và trao quyền cho nhân viên tự định hình hành động, tương lai của họ.

Xuyên suốt sự nghiệp, tác giả Hirsch hiểu được tác động và tầm ảnh hưởng to lớn của những nhà lãnh đạo khiêm tốn, biết trao quyền và lắng nghe nhân viên. Khi quản lý “giữ gương”, quan điểm của nhân viên được đưa soi sáng và mở rộng. Nhân viên có cơ hội suy ngẫm về bản thân và đối thoại cởi mở với người quản lý. Gánh nặng phản hồi của người quản lý cũng được giảm tải, khi bạn không cần phải thực hiện điều này một cách gượng gạo chỉ bởi đây là quy định từ tổ chức. Bạn cũng không cần lặp lại “bài ca muôn thuở” khi phản hồi: lướt qua vội vàng những thành tích gần đây của nhân viên, rồi nhấn mạnh vào những thiếu sót của nhân viên ngay sau đó. Ngược lại, phản hồi là cơ hội tốt mà quản lý có thể tận dụng để thúc đẩy sự tự chủ và trưởng thành của nhân viên. Và người lãnh đạo sẽ lại tạo ra thế hệ lãnh đạo kế cận.

Để chuyển mình từ trạng thái “nhìn qua cửa sổ” sang “giữ gương”, nhà lãnh đạo cần để tâm luyện tập. Đây là điều mà mọi lãnh đạo có thể làm được thông qua nỗ lực và ý chí. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn trở nên khiêm tốn, lắng nghe và trao quyền cho nhân viên nhiều hơn trong các buổi phản hồi thành tích:

Quản lý, bạn cần lắng nghe và trao quyền cho nhân viên khi phản hồi

bởi TalentSite Editorial Team
17/2/2023
Getty Images
TalentSite Editorial Team

> Xem toàn bộ tài nguyên quản trị nguồn nhân lực

Bản gốc: Good Feedback Is a Two-Way Conversation

Bạn có nhiệm vụ mở khóa tiềm năng của nhân viên. Hãy tập trung vào thế mạnh và câu chuyện thành công của họ khi phản hồi. Những câu hỏi xoay quanh các từ khóa này đánh vào trọng tâm của trải nghiệm nhân viên — cách mỗi cá nhân nhận thức về năng lực và sự đóng góp của họ đối với tổ chức.

Một số câu hỏi hay:

Đặt các câu hỏi khai thác nhân viên

Quản lý cần định hình con đường dẫn tới sự cam kết, đam mê trong công việc của nhân viên. Khi nhân viên chủ động đề xuất hướng đi tiếp theo, quản lý cần lắng nghe và đưa ra các chỉ dẫn, lưu ý phù hợp. Phản hồi cần là nền tảng của hành động và sự tiến bộ. Hãy kết thúc buổi phản hồi của bạn với nhân viên bằng những câu hỏi ý nghĩa sau:

Định hướng hành động

Phản hồi hiệu quả giúp nhân viên hiểu được thế mạnh của bản thân, có được động lực và chỉ dẫn cần thiết nhằm tận dụng tối đa những thế mạnh này. Bằng việc khiêm tốn, lắng nghe và trao quyền cho nhân viên khi phản hồi, quản lý có thể giúp nhân viên khám phá ra nhiều điều sâu sắc về bản thân, đồng thời tạo ra những thay đổi tích cực và lâu dài cho nhân viên và đội nhóm.
  • Hãy kể cho tôi nghe về một thời điểm trong tháng này mà bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng.
  • Bạn đã học được gì về bản thân khi làm việc trong dự án này?
  • Đâu là điểm mạnh của bản thân mà bạn cảm thích hữu ích nhất trong dự án này?
  • Gần đây bạn đã giúp đỡ ai, và điều này đã tạo ra sự khác biệt gì trong công việc của họ và của bạn?
Dựa trên câu trả lời, quản lý có thể hiểu được đâu là những yếu tố tạo nên trải nghiệm tích cực của nhân viên trong quá khứ — và quan trọng hơn, quản lý có thể tạo ra khoảnh khắc này trong tương lai bằng cách nào.
Khi nhân viên gặp trở ngại trong công việc, hãy chú ý đến biểu hiện của họ. Liệu họ đang che dấu điều gì không? Ngôn ngữ cơ thể và tông giọng của họ đang ngụ ý điều gì? Quá trình quan sát, lắng nghe này giúp quản lý hiểu hơn về trạng thái cảm xúc của nhân viên và ảnh hưởng của chúng tới thành tích của họ trong công việc. Trong các buổi phản hồi, bạn cũng có thể tìm hiểu kỹ hơn về những khó khăn mà nhân viên gặp phải cũng như thái độ của họ thông qua một số câu hỏi gợi ý sau:

Chẩn đoán những thách thức

  • Mục tiêu trong công việc mà bạn đang chinh phục là gì?
  • Bạn đang gặp phải khó khăn gì? Theo bạn, tại sao nó xảy ra?
  • Bạn đã thử làm những gì rồi? Bạn đã từng xử lý những khó khăn tương tự trong quá khứ chưa?
  • Bạn đã thử giải quyết vấn đề chưa? Kết quả là gì?
Giúp nhân viên hiểu hơn về thách thức trong công việc có thể giúp họ nhẹ lòng hơn. Khi vấn đề được đưa ra bàn luận cởi mở, công khai, cả quản lý và nhân viên đều có thể hiểu rõ thực tế và hướng tới giải pháp chung.
  • Bạn dự tính sẽ làm gì về vấn đề này?
  • Điều gì đang cản trở bạn đạt được mục tiêu của mình? 
  • Giả sử nếu bạn thử làm như thế này, kết quả khi ấy sẽ ra sao?
  • Tôi có thể giúp gì nhằm tạo điều kiện cho bạn hoàn thành công việc một cách thành công?  

Liên hệ với chúng tôi

LIÊN HỆ NGAY

Dịch vụ đang quan tâm

LIÊN HỆ NGAY

Tái cấu trúc phòng Nhân sự
Lập chiến lược nguồn nhân lực
Xây dựng và triển khai quy trình quản trị thành tích
Xây dựng và triển khai giải pháp quản trị nhân tài
Xây dựng giải pháp đào tạo
Xây dựng và triển khai chiến lược gắn kết nhân viên
Xây dựng chế độ phúc lợi và triết lý lương thưởng

Thank you!

Cảm ơn anh/chị đã quan tâm.
Chúng tôi sẽ liên hệ với anh/chị trong 8 giờ tới.
Your registration could not be saved. Please try again.
Your registration has been successful.

Free HR consulting services registration

The SMS field must contain between 6 and 19 digits and include the country code without using +/0 (e.g. 1xxxxxxxxxx for the United States)
?

We use Sendinblue as our marketing platform. By Clicking below to submit this form, you acknowledge that the information you provided will be transferred to Sendinblue for processing in accordance with their terms of use