Phản hồi thành tích hiệu quả, mang tính xây dựng sẽ tập trung vào thành tích trong tương lai của nhân viên và giúp định hướng hành động, thay vì nhấn mạnh lỗi cá nhân hoặc tập trung vào những sai lầm trong quá khứ.
Nhưng cả khi với tâm thế đó, cách thức quản lý phản hồi trên thực tế cũng có thể gặp lỗi sai và mất đi tính chất xây dựng mong muốn. Để tránh tình huống này xảy ra, hãy tham khảo bốn lưu ý sau đây khi phản hồi thành tích cho nhân viên:
1. Hãy trao đổi về hành vi cụ thể. Việc mô tả một tình huống cụ thể, bàn luận về hành động của nhân viên và kết quả của hành động đó là cách dẫn dắt hiệu quả nhằm giúp nhân viên hiểu chính xác những điểm mà họ cần cải thiện. Điều này cũng giúp bạn hạn chế những sát thương không cần thiết trong lời nói; bởi bạn đang bàn luận về hành vi của nhân viên, chứ không phải về tính cách và bản chất của họ.
2. Gợi ý hành vi. Sẽ rất khó để nhân viên hình dung về hành vi chưa đúng của mình nếu quản lý không đưa ra những phương án thay thế hiệu quả hơn. Một phản hồi ý nghĩa cần định hướng hành động của nhân viên và thể hiện rõ kỳ vọng của người quản lý về kết quả sau khi nhân viên sửa đổi hành vi.
3. Hãy phản hồi kịp thời. Phản hồi mang tính xây dựng cần được đưa ra càng sớm càng tốt sau khi tình huống xảy ra. Nhờ đó, nhân viên có thể nhớ một cách chi tiết về tình huống, hình dung tốt hơn về cách áp dụng những gợi ý của người quản lý và có những hành động kịp thời để cải hiện thành tích. Việc quản lý lưu lại phản hồi cho các dịp như đánh giá thành tích định kỳ hay khảo sát 360 sẽ khiến nhân viên nảy sinh những thắc mắc không đáng có, như: “Điều này có thực sự quan trọng đối với công việc không, khi mà đến giờ quản lý mới nói với mình?”.
4. Cân bằng mục tiêu cải thiện thành tích và duy trì động lực nhân viên. Việc chỉ tập trung vào thiếu sót của nhân viên sẽ khiến họ mất đi sự tự tin. Cách làm hiệu quả hơn chính là
phản hồi tập trung vào điểm mạnh của nhân viên để giúp họ phát huy tối đa tiềm năng, đồng thời góp ý để họ cải thiện những mặt hạn chế.