Ứng dụng của Trí tuệ nhân tạo trong quản trị nhân sự
bởi TalentSite Editorial Team
Trí tuệ nhân tạo là chủ đề nóng trong kinh doanh tại thời điểm hiện tại. Bạn có biết rằng: số lượng công ty áp dụng trí tuệ nhân tạo vào quy trình kinh doanh và vận hành đã tăng 270% trong bốn năm vừa qua? Chưa hết, gần 90% công ty đã và đang đầu tư vào trí tuệ nhân tạo. Đứng trên góc độ Nhân sự, ảnh hưởng của trí tuệ nhân tạo là không hề nhỏ. Nó giúp doanh nghiệp chuyển đổi các quy trình truyền thống và đem lại tính chính xác, hiệu quả và minh bạch cho các hoạt động Nhân sự.
Trước khi đào sâu hơn vào những lợi ích mà trí tuệ nhân tạo đem lại, hãy cùng tìm hiểu qua về những thuật ngữ cơ bản:
Trí tuệ nhân tạo (AI) là thành quả mô phỏng các quá trình suy nghĩ và học tập của con người bằng máy móc, đặc biệt là các hệ thống máy tính.
Machine learning (ML) hay máy học là một nhánh của trí tuệ nhân tạo. Nó cho phép máy tính có khả năng cải thiện chính bản thân dựa trên dữ liệu mẫu hoặc dựa vào kinh nghiệm (những gì đã được học). Máy học có thể tự dự đoán hoặc đưa ra quyết định mà không cần được lập trình cụ thể. Ví dụ, máy học có thể phân tích hành vi của nhân viên để dự đoán tỷ lệ nghỉ việc.
Trợ lý kỹ thuật số là một chương trình máy tính được thiết kế để hỗ trợ người dùng bằng cách trả lời các câu hỏi và thực hiện các tác vụ cơ bản. Ví dụ, trợ lý kỹ thuật số có thể giúp nhân viên mới hoàn thành các đầu việc nhập môn và cung cấp các bước chỉ dẫn trong suốt quá trình. Hoặc nó có thể giúp giải đáp thắc mắc của nhân viên một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian của người hỏi. Trợ lý kỹ thuật số được xây dựng dựa trên thuật toán của máy học. Công cụ Chat GPT nổi tiếng cũng là một trợ lý kỹ thuật số.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về tác động tích cực mà trí tuệ nhân tạo mang lại trên các khía cạnh sau đây của Nhân sự:
- Tốn thời gian: Báo cáo về Thu hút nhân tài của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực cho biết thời gian trung bình để tuyển chọn một nhân viên là 26 ngày. Quá trình này đang dần chậm lại bởi các hoạt động như chờ phê duyệt, sàng lọc ứng viên hoặc đưa ra quyết định bị kéo dài. Bất chấp các công nghệ tuyển dụng mới, thời gian tuyển dụng đã tăng lên trong suốt một thập kỷ qua đối với hầu hết các vị trí văn phòng.
- Chứa đựng sự chủ quan: Chuyên gia tuyển dụng, tiến sĩ John Sullivan đã đưa ra nhận định rằng: các cuộc phỏng vấn tuyển dụng đang ngày càng trở nên kém hiệu quả và đầy thiên vị. Trong kỷ nguyên của các quyết định khách quan, dựa trên dữ liệu, các tổ chức không tuyển dụng bằng các câu hỏi chung chung như “Bạn có thể tóm tắt hồ sơ của mình không?” Hay “5 năm sau, bạn muốn là ai?”.
- Bị động: Rất nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tuyển người khi một nhân viên rời đi hoặc để đáp ứng nhu cầu hiện tại. Nhưng đúng hơn, tuyển dụng phải là sự chuẩn bị có chiến lược để đáp ứng các kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp, chứ không phải những phản ứng trước các sự kiện trong quá khứ
Khi tuyển dụng một nhân viên không phù hợp, chi phí mà doanh nghiệp phải chịu là rất lớn: ít nhất 30% thu nhập trong năm đầu tiên của nhân viên ấy. Chưa kể tới việc tinh thần và năng suất của đội nhóm cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Giá trị mà trí tuệ nhân tạo đem lại:
Tìm kiếm nhân tài. Rơi vào bối cảnh thị trường tuyển dụng được đánh giá là khắc nghiệt nhất trong lịch sử, các tổ chức hiện nay luôn luôn ở trong trạng thái tìm người. Trí tuệ nhân tạo có thể giúp tổ chức nâng cao năng lực tìm kiếm nhân viên phù hợp như sau:
- Tìm ra ứng viên tốt nhất: trí tuệ nhân tạo có thể khám phá các ứng viên phù hợp nhất dựa trên yêu cầu công việc, kinh nghiệm và kỹ năng. Máy học có thể làm điều này thông qua tìm kiếm các các từ khóa quan trọng hoặc từ đồng nghĩa trong hồ sơ ứng viên
- Đề xuất công việc cho ứng viên: những ứng viên tiềm năng, dù là được tìm kiếm một cách tự nhiên hay thông qua các chiến dịch quảng cáo nhắm đối tượng, có thể được trí tuệ nhân tạo đề xuất những vị trí công việc phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm
- Dự đoán thành tích ứng viên: trí tuệ nhân tạo có khả năng sử dụng các dữ liệu nhân sự nhằm tính toán khả năng chấp nhận đề nghị công việc, dự đoán thành tích và thời gian làm việc tại tổ chức của một ứng viên
Sàng lọc và phỏng vấn. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng trợ lý kỹ thuật số trong quá trình phỏng vấn để tạo ra trải nghiệm hấp dẫn hơn cho ứng viên, từ đó:
- Giúp ứng viên trở nên chủ động và tự lập: toàn bộ quá trình phỏng vấn sẽ nằm trong tầm kiểm soát của ứng viên, từ việc hẹn lịch, chia sẻ các tài liệu nhằm phục vụ đánh giá cho đến việc gửi và nhận lời nhắc
- Hỗ trợ đắc lực cho người phỏng vấn: trí tuệ nhân tạo sẽ giúp nhắc nhở nhân viên phụ trách tuyển dụng và hỗ trợ cung cấp những thông tin của ứng viên theo yêu cầu
- Trí tuệ nhân tạo cũng giúp giảm thiểu sự chủ quan bằng việc thu thập dữ liệu từ các nhân viên ở vị trí tương tự và đưa ra gợi ý câu hỏi cho người phỏng vấn. Nhờ đó, buổi phỏng vấn sẽ chỉ tập trung khai thác năng lực của ứng viên. Ta cũng dễ dàng so sánh ứng viên với các nhân viên đã được tuyển dụng
Lựa chọn và mời nhận việc. Trong quá trình đưa ra quyết định, bạn có thể tham khảo trí tuệ nhân tạo trong việc:
- So sánh ứng viên với nhân viên hiện tại thông qua việc sử dụng dữ liệu
- Tạo ra lời mời nhận việc được cá nhân hóa: trí tuệ nhân tạo có thể đánh giá các điểm dữ liệu về thị trường, đối thủ nhằm đưa ra mức quyền lợi cạnh tranh cho ứng viên. Nó còn có khả năng tối ưu hiệu quả tuyển dụng bằng việc dự đoán mức lương tối thiểu mà một ứng viên sẽ chấp nhận dựa trên dữ liệu của ứng viên ấy
- Dự đoán hành vi của nhân viên: bao gồm khả năng chấp nhận đề nghị, thành tích trong tương lai, số năm làm việc
Nhập môn. Nhập môn đóng vai trò rất quan trọng, bởi nó tạo ra “gam nhạc” cho toàn bộ nhiệm kỳ của nhân viên. Một nghiên cứu của Work Institute khai thác dữ liệu từ 34.000 cuộc phỏng vấn thôi việc chỉ ra rằng, 40% nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên. Nghiên cứu cũng ước tính rằng ¾ trường hợp nghỉ việc có thể được ngăn chặn nếu quá trình nhập môn diễn ra tốt hơn. Ở khía cạnh này, trí tuệ nhân tạo có thể giúp:
- Giảm bớt gánh nặng hành chính thông qua tự động gửi và nhận các tài liệu, chính sách của công ty và thông tin đăng nhập. Trí tuệ nhân tạo cũng có thể theo dõi tình trạng đọc và thực hiện công việc của nhân viên, cho phép nhân viên sử dụng chữ ký điện tử
- Nhập môn 24/7: khi áp dụng trí tuệ nhân tạo, quy trình nhập môn diễn ra nhanh chóng hơn
- Giúp nhân viên bắt kịp yêu cầu công việc nhanh hơn: trợ lý kỹ thuật số có khả năng gợi ý các nội dung học tập cho nhân viên mới dựa trên dữ liệu của những nhân viên thành tích cao đi trước
- Thiếu thốn cơ hội phát triển sự nghiệp, từ đó không đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên
- Kế hoạch kế nhiệm truyền thống: rất nhiều doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kế nhiệm một cách bị động, dẫn tới việc tổ chức không chuẩn bị kịp khi nhân viên rời đi
- Chương trình học tập cứng nhắc, chung chung: các chương trình học tập truyền thống không thể đáp ứng được nhu cầu, phong cách học tập khác nhau của nhân viên, từ đó không thể chuẩn bị tốt nhất cho nhân viên trước các yêu cầu công việc trong tương lai
- Không đáp ứng được kỳ vọng lương thưởng. Đây là một vấn đề nan giải, bởi nhân viên luôn chủ động tìm kiếm các công việc tiềm năng trên thị trường dù có đang làm việc tại công ty
Giá trị mà trí tuệ nhân tạo đem lại:
Phát triển sự nghiệp. Trước kia, nhân viên chỉ trung thành với một doanh nghiệp và sẽ thăng tiến từ từ trong tổ chức. Ngày nay, những nhân viên thuộc thế hệ millennial và Gen Z sẽ chuyển nơi làm việc ít nhất bốn lần trước 32 tuổi. Do đó, để giữ chân những nhân viên này, các tổ chức cần có chiến lược phát triển sự nghiệp cho các thành viên. Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ trong việc:
- Đưa ra đề xuất phù hợp, cá nhân hóa: nhân viên có thể nhận được những đề xuất về cơ hội, vị trí công việc phù hợp với tiềm năng và nguyện vọng của họ, cũng như giúp doanh nghiệp thu về lợi ích lớn nhất
- Thiết kế lộ trình sự nghiệp riêng biệt: trí tuệ nhân tạo có thể thu thập dữ liệu xoay quanh quá trình phát triển, thăng tiến của nhân viên và hỗ trợ từng nhân viên thiết kế lộ trình sự nghiệp. Nó cũng có thể chỉ ra những nội dung, trải nghiệm học tập cần thiết nhằm thu hẹp khoảng trống kỹ năng hiện tại so với các cột mốc mong muốn trong sự nghiệp
Kế hoạch kế nhiệm. Ở cả những công ty có năng lực giữ chân nhân tài cao nhất, trường hợp những nhân viên chủ chốt nắm giữ kỹ năng, kiến thức quan trọng của tổ chức tự nguyện rời đi là không tránh khỏi. Để giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực mà khoảng trống kỹ năng này có thể mang lại, các tổ chức cần có kế hoạch kế nhiệm vững chắc. Trí tuệ nhân tạo có thể giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai kế hoạch như sau:
- Xác định khả năng rời doanh nghiệp của nhân viên dựa trên hành vi, thái độ, tương tác của nhân với quản lý và người huấn luyện, số năm làm việc, nguyện vọng nghề nghiệp, lịch sử lương thưởng, các cột mốc tăng lương, v.v. Dựa trên dự đoán và gợi ý của trí tuệ nhân tạo, lãnh đạo và quản lý có thể đưa ra kế hoạch giữ chân nhân viên đúng trọng tâm
- Xác định người kế nhiệm tốt nhất: dựa trên các điểm dữ liệu như hành vi, kỹ năng, sự phù hợp với văn hóa tổ chức và năng lực lãnh đạo của người kế nhiệm, cũng như thành tích của những người người tiền nhiệm, doanh nghiệp có thể xây dựng mô hình dữ liệu nhằm chỉ ra ứng cử viên sáng giá nhất
Lương thưởng. Ở bối cảnh hiện tại, nhân viên luôn chủ động tìm kiếm cơ hội để nâng cao mức lương. Họ có thể chủ động đề xuất tăng lương hoặc tìm kiếm các cơ hội khác trên thị trường. Trước tình cảnh này, doanh nghiệp vừa phải trả mức lương cạnh tranh để giữ chân nhân viên, vừa phải giải quyết bài toán về chi phí. Để có thể làm được điều này, các doanh nghiệp hiện nay đang theo dõi mức lương thị trường rất kỹ càng, thậm chí là xây dựng chiến lược phúc lợi cá nhân hóa cho từng nhân viên. Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ những công việc sau đây:
- Cung cấp thông tin thị trường: bằng việc khai thác nguồn dữ liệu dồi dào về lương thưởng trên thị trường, trí tuệ nhân tạo có thể đưa ra dải lương lý tưởng cho từng vị trí trong doanh nghiệp
- Nâng cao hiệu quả tuyển dụng: như đã đề cập trước đó, trí tuệ nhân tạo có thể xác định mức lương mà ứng viên sẽ chấp thuận đề nghị công việc
Các thách thức thường thấy. Học tập đang giữ vai trò quan trọng chưa từng có trước kia đối với các tổ chức. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã thay đổi tất cả, và giờ đây các tổ chức không thể coi học tập là hoạt động xa xỉ được nữa. Nếu không, kỹ năng của nhân viên sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời trong tương lai. Học tập có thể trở thành lợi thế cạnh tranh của các tổ chức, giúp loại bỏ khoảng trống kỹ năng, thúc đẩy nhân viên phát triển và thăng tiến, cũng như giúp gắn bó và giữ chân nhân tài. Nhưng ngay cả những tổ chức coi trọng hoạt động học tập cũng đang gặp nhiều khó khăn trong quá trình thiết kế nội dung học sao cho đáp ứng được nhu cầu nâng cao năng lực và khả năng thích ứng linh hoạt của lực lượng lao động.
Giá trị mà trí tuệ nhân tạo đem lại. Trong quá trình xây dựng các chương trình học tập và phát triển nhằm thu hẹp khoảng trống kỹ năng, các tổ chức có thể áp dụng trí tuệ nhân tạo nhằm:
3. Học tập
- Đưa ra kế hoạch học tập được cá nhân hóa: trí tuệ nhân tạo sử dụng thông tin về thói quen, sở thích, phong cách làm việc, trách nhiệm công việc, v.v. của nhân viên để đưa ra đề xuất nội dung học
- Thúc đẩy cộng tác trong học tập: nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể học hỏi lẫn nhau, và trí tuệ nhân tạo có thể thúc đẩy quá trình này. Qua đó, không những hiệu quả của chương trình học tập được nâng cao, mà quy trình vận hành của doanh nghiệp cũng được đơn giản hóa, thành tích tổ chức cũng được cải thiện
- Tối ưu hóa hoạt động quản trị học tập thông qua tự động điều chỉnh nội dung học dựa trên vai trò, địa điểm, lĩnh vực hoạt động của nhân viên. Trí tuệ nhân tạo cũng có thể theo dõi các chỉ số về sự gắn bó, tương tác xuyên suốt quá trình học và đánh giá kết quả học tập của nhân viên. Dựa trên những thông tin hữu ích này, lãnh đạo có thể dễ dàng quản trị hoạt động học tập và hiểu được cách thức học tập tạo ra giá trị cho tổ chức
Lợi ích mà trí tuệ nhân tạo đem lại là không thể phủ nhận, tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới những rủi ro về đạo đức liên quan tới nó. Những rủi ro này cần được bàn luận, làm rõ và kiểm tra lại mỗi khi trí tuệ nhân tạo được sử dụng trong lĩnh vực Nhân sự.
Đây là lĩnh vực chứa rất nhiều thông tin cá nhân của nhân viên. Do đó, an toàn và bảo mật dữ liệu là thách thức hàng đầu. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh thuật toán trí tuệ nhân tạo một cách cố ý hoặc vô ý có thể thay đổi hệ thống ngay lập tức. Từ một cấu trúc không thiên vị, trí tuệ nhân tạo có thể biến thành một công cụ tạo ra sự bất bình đẳng và định kiến tại nơi làm việc.
Trí tuệ nhân tạo không phải là chìa khóa toàn năng, mà là công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức của thị trường lao động hiện đại. Những vấn đề cấp thiết mà trí tuệ nhân tạo có thể tham gia hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm: thu hẹp khoảng trống kỹ năng trong tổ chức, xây dựng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng chiến lược kinh doanh trong tương lai, nâng cao khả năng thích ứng linh hoạt của tổ chức, giúp xóa bỏ thiên kiến trong các quy trình nội bộ và nâng cao sự an toàn, minh bạch. Để phát huy được thế mạnh, trí tuệ nhân tạo cần được sử dụng một cách chính đáng, có chủ đích.