“Tôi đang làm như thế nào?”, “Thể hiện trong công việc của tôi có tốt hay không?”, “Tôi cần cải thiện gì trong những lần tiếp theo?”
Nhân viên rất mong muốn nhận được phản hồi từ lãnh đạo, quản lý và đồng nghiệp để phát huy thế mạnh và ngày một hoàn thiện bản thân. Phản hồi còn là công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp giữ chân và nâng cao sự gắn bó của nhân viên: dữ liệu của Gallup chỉ ra rằng một nhân viên nhận được phản hồi có ý nghĩa trong một tuần gần nhất sẽ gắn bó với doanh nghiệp gấp bốn lần so với những nhân viên còn lại.
Tuy nhiên với nhịp độ công việc nhanh đến chóng mặt hiện nay, đội nhóm thường có xu hướng chuyển sang mục tiêu và đầu việc tiếp theo sau khi hoàn thành một dự án mà bỏ qua phản hồi thành tích. Nhưng phản hồi thành tích có ý nghĩa không hề làm tốn thời gian và làm giảm năng suất của doanh nghiệp mà ngược lại, nó góp phần nâng cao thành tích của nhân viên.
Từ khóa mấu chốt ở đây là “ý nghĩa”, bởi không phải cách phản hồi nào cũng hữu hiệu. Rất nhiều lãnh đạo và quản lý góp ý cho nhân viên chỉ thông qua một buổi trao đổi dài với tần suất một lần trong vài tháng. Thậm chí trước buổi trao đổi, cấp trên phải ngồi lại để xem xét và đánh giá thành tích nhân viên trong thời gian qua để bắt kịp thông tin. Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động hiện nay, thì phương pháp này rất thiếu hiệu quả, khó để thực hiện hay thậm chí là bất khả thi.
Một cách phản hồi thành tích có ý nghĩa và thực tế hơn là phản hồi một cách kịp thời và thường xuyên. Phương pháp này còn được gọi là “phản hồi nhanh” (fast feedback).
Phương pháp phản hồi nhanh giúp quản lý góp ý một cách dễ dàng và thẳng thắn cho nhân viên mà không gặp phải tâm lý e dè hay ngại ngùng. Do diễn ra một cách nhanh chóng và thường xuyên, phản hồi cũng trở nên dễ chịu hơn với nhân viên và thực sự giúp họ ý thức được về thành tích hiện tại và cách để tiến bộ trong công việc. Và khi phản hồi nhanh trở thành một thông lệ trong tổ chức, thì môi trường làm việc sẽ trở nên hết sức tích cực và tiến bộ — và mục tiêu kinh doanh mà ban lãnh đạo đặt ra sẽ không còn quá xa vời.
Cụ thể hơn, có rất nhiều lợi ích mà phản hồi thành tích mang lại cho văn hóa tổ chức. Một môi trường làm việc mà phản hồi được đưa ra thường xuyên và nhanh chóng sẽ:
bởi TalentSite Editorial Team
14/9/2022
Getty Images
TalentSite Editorial Team
Quản lý cần đóng vai trò là người huấn luyện thông qua việc lắng nghe và đặt câu hỏi để tăng cường sự thấu hiểu giữa cấp trên và cấp dưới; đồng thời thường xuyên trao đổi với nhân viên. Qua những cuộc trao đổi kịp thời, những quản lý giỏi có khả năng ghi nhận, biểu dương thành tựu của nhân viên và truyền cảm hứng, động lực cho nhân viên để thúc đẩy thành tích trong tương lai.
Dựa trên nghiên cứu từ Gallup, dưới đây là ba đặc điểm tạo nên sự khác biệt giữa phản hồi ý nghĩa và phản hồi kém hiệu quả:
1. Phản hồi ý nghĩa là phản hồi thường xuyên
Phản hồi cần được diễn ra thường xuyên, với tần suất ít nhất là vài lần trên một tuần. Trí nhớ của con người là có hạn, vì vậy phản hồi chỉ thật sự khách quan khi được đưa ra ngay sau nhân viên có những biểu hiện, hành động đáng bàn luận.
Hay lý tưởng hơn, quản lý còn có thể đưa ra phản hồi ngay lập tức kèm theo gợi ý và hướng dẫn cho nhân viên. Ví dụ, quản lý có thể khép lại buổi họp bằng việc ghi nhận những chuẩn bị, đóng góp của các thành viên; đồng thời đề xuất những điểm cần cải thiện để những buổi họp tới thêm hiệu quả.
Bạn cũng cần thực sự lắng nghe nhân viên và khuyến khích nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến xây dựng thay vì chỉ đưa ra góc nhìn của mình. Chỉ khi đó, nhân viên mới thực sự làm chủ thành tích của họ.
2. Phản hồi ý nghĩa là phản hồi đúng trọng tâm
Những phản hồi kém hiệu quả thường không rõ ràng và không phản ánh được sự tiến bộ của nhân viên. Ví dụ, phản hồi bằng việc xếp hạng nhân viên dựa trên một tiêu chuẩn chung sẽ không giúp nhân viên nhận ra thế mạnh của bản thân và không ghi nhận được những cố gắng hàng ngày của họ.
Người quản lý giỏi sẽ đưa ra phản hồi dành riêng cho từng nhân viên, trong đó phát huy được thế mạnh tự nhiên và thỏa mãn nhu cầu phát triển của họ. Đồng thời, phản hồi cũng cần ghi nhận đóng góp của nhân viên một cách chính xác và nhất quán với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Khi quản lý đi vào trọng tâm vấn đề khi phản hồi, nhân viên sẽ cảm thấy mình được đánh giá một cách khách quan và công tâm, đồng thời có được kế hoạch hành động khả thi để thúc đẩy thành tích một cách hiệu quả nhất. Và nếu quản lý đồng thời biết cách chia sẻ rõ ràng về kỳ vọng trong công việc đối với nhân viên thì chắc chắn đội nhóm sẽ đi đúng hướng để chinh phục được các mục tiêu đã đề ra.
3. Phản hồi ý nghĩa tập trung vào thành tích trong tương lai
Việc tập trung mổ xẻ những lỗi sai trong quá khứ của nhân viên sẽ khiến họ mất đi động lực tích cực trong công việc. Quản lý chỉ có thể khuyến khích nhân viên tiến bộ một cách lành mạnh và lâu bền thông qua việc ghi nhận những điểm sáng của nhân viên và đề xuất chiến lược nhằm cải thiện những điểm còn hạn chế để hướng tới mục tiêu trong tương lai.
Điều này không có nghĩa là quản lý không cần quan tâm tới thành tích trong quá khứ: nhân viên cần đứng dậy trên chính những vấp ngã của mình. Nhân viên không cần nghe những lời có cánh; họ cần liên tục thử, sai, sửa để trưởng thành.
Đồng thời khi đề cập đến những thiếu sót của nhân viên, hãy tập trung vào hành vi và thái độ thay vì tính cách của họ.
Tham khảo ví dụ dưới đây về phản hồi ý nghĩa và phản hồi kém hiệu quả:
Cũng có không ít doanh nghiệp vốn đã nhận thức được tầm quan trọng của phản hồi nhanh nhưng gặp khó khăn khi triển khai để biến phương pháp này trở thành một hành vi diễn ra tự nhiên trong tổ chức. Vì vậy, họ lại quay về với các quy trình phản hồi thành tích truyền thống (như đánh giá nhân viên một lần cuối năm).
Để thực sự biến phản hồi nhanh thành một phần của văn hóa doanh nghiệp thì trước tiên, bạn cần nhận thức được vai trò quan trọng của người quản lý.
Dưới đây là ba kế hoạch hành động cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp:
1. Biến đội ngũ quản lý thành người huấn luyện
Huấn luyện là bộ kỹ năng hoàn toàn có thể học và cải thiện được. Do đó, lãnh đạo hãy đào tạo lại kỹ năng cho quản lý để giúp họ chuyển đổi toàn diện vai trò của mình để tư duy và hành động như những người huấn luyện thực thụ.
2. Điều chỉnh hệ thống quản trị thành tích
Đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần thúc đẩy quản lý và nhân viên triển khai phản hồi thành tích thường xuyên xoay quanh năm chủ đề quan trọng thay vì chỉ đánh giá thành tích cuối năm. Do đó, hãy đánh giá lại toàn bộ hệ thống quản trị thành tích của doanh nghiệp và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để thúc đẩy văn hóa phản hồi có ý nghĩa.
3. Là tấm gương cho việc phản hồi
Trong văn hóa tổ chức chú trọng vào sự phát triển, thì phản hồi không diễn ra một chiều và từ trên xuống. Mọi nhân viên, quản lý và lãnh đạo cần đưa ra phản hồi và sẵn sàng nhận phản hồi một cách thẳng thắn, cởi mở và thường xuyên. Từ đó, mối quan hệ công việc và tinh thần cộng tác xuyên suốt tổ chức sẽ càng được nâng cao.
Lãnh đạo là người cần hành động đầu tiên: hãy làm gương cho quản lý bằng việc cung cấp phản hồi nhanh cho họ. Đồng thời hỗ trợ và trao quyền cho quản lý để cung cấp phản hồi nhanh cho nhân viên thông qua các chương trình phát triển kỹ năng quản lý. Khi đó, chắc chắn văn hóa đề cao phản hồi sẽ giúp nâng cao thành tích và sự gắn bó của nhân viên.
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm.
Chúng tôi sẽ liên hệ với anh/chị trong 8 giờ tới.