Trong một bài báo đăng tải trên tạp chí Forbes, Dan Boram — CEO tại AURA, một công ty thiết kế, xây dựng hàng đầu tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm trong môi trường văn phòng — đã chia sẻ một vài gợi ý giúp doanh nghiệp thiết kế lại nơi làm việc nhằm đáp ứng kỳ vọng luôn thay đổi và khắt khe của người lao động hiện nay.
1. Thúc đẩy cộng tác
Công việc có thể được thực hiện hiệu quả từ xa, nhưng khi đó những kết nối xã hội tại doanh nghiệp sẽ bị ngắt quãng và diễn ra không trọn vẹn. Khi nhân viên không gặp mặt thường xuyên, sự kết nối, cộng tác và văn hóa doanh nghiệp sẽ giảm sút.
Văn phòng không nhất thiết chỉ sinh ra để phục vụ công việc. Nếu nhân viên của bạn muốn làm việc từ xa và nguyện vọng này phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty, bạn có thể chuyển đổi những không gian ít được sử dụng tại văn phòng trở thành không gian họp. Đội nhóm có thể đến đây để cùng tư duy, cộng tác nhằm giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và nâng cao sự gắn bó của các thành viên. Bạn cũng có thể thiết kế một số không gian nhằm thúc đẩy sự cộng tác và giao lưu giữa các phòng ban — ví dụ như khu vực đón khách, không gian sinh hoạt chung hay không gian trò chơi, từ đó các đội nhóm sẽ gắn kết với nhau hơn và dành nhiều thời gian hơn tại văn phòng.
2. Chuyển đổi không gian nhằm phục vụ cho các cuộc họp chung định kỳ
Đây là phương án lý tưởng nhằm khuyến khích tất cả nhân viên đến văn phòng và cập nhật các sự kiện và thông báo quan trọng của công ty. Những doanh nghiệp không thể bố trí tất cả nhân viên vào một địa điểm tập trung duy nhất có thể vô tình tạo ra trải nghiệm nhân viên khó chịu và khiến nhân viên do dự khi được yêu cầu tham gia các hoạt động chung của doanh nghiệp.
3. Xây dựng “không gian thứ ba”
Làm việc tại nhà là một trải nghiệm dễ chịu, thoải mái với đa số nhân viên. Trước những nhu cầu và kỳ vọng mới này của nhân viên, các tổ chức đang cố gắng tạo ra cảm giác thư giãn, tiện nghi khi làm việc tại văn phòng như khi ở nhà.
Ray Oldenburg, một nhà xã hội học người Mỹ, đã đưa ra thuật ngữ “không gian thứ ba”. Đây là những không gian bên ngoài
“không gian thứ nhất” (nhà) và “không gian thứ hai” (văn phòng). Không gian thứ ba được mô tả là một môi trường hấp dẫn, dễ chịu, nơi con người có thể thiết lập và củng cố các mối quan hệ với những người có chung sở thích. Hơn nữa, không gian thứ ba thúc đẩy ý thức cộng đồng của nhân viên tại nơi làm việc thông qua các hoạt động giao lưu. Nhân viên có thể nghỉ ngơi giữa giờ và dành thời gian giao tiếp với đồng nghiệp, từ đó xây dựng các mối quan hệ tích cực và tạo điều kiện cho các ý tưởng đổi mới.
Các khu vực hiện có tại văn phòng như khu vực tiếp khách, khu vực làm việc nhóm chuyên dụng hay khu vực họp chung có thể được tái thiết kế thành không gian thứ ba. Các không gian bên ngoài như sảnh hoặc ban công cũng có thể được sử dụng để phục vụ các mục đích giao lưu, ví dụ như trở thành quán bar ngoài trời, quán cà phê hoặc khu cắm trại.
Trong thời điểm biến động hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng những vai trò và mục đích mới cho văn phòng nhằm nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên. Trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, văn phòng truyền thống không phải nơi duy nhất mà nhân viên có thể làm việc hiệu quả. Như đại dịch đã chứng minh, nhân viên hoàn toàn có thể hoàn thành công việc hiệu quả tại nhà. Tuy nhiên, văn phòng vẫn có thể là nơi mà các thành viên trao đổi, cộng tác và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp. Nếu được thiết kế lại đúng cách, văn phòng sẽ tạo ra các giá trị tăng thêm mà làm việc từ xa không thể đáp ứng được: ví dụ như học tập, văn hóa và kết nối.